HR-työkalut ovat digitaalisia ratkaisuja, jotka helpottavat ja tehostavat henkilöstöhallintoa niin yrityksen työntekijöiden, esimiesten kuin HR-osastonkin kannalta. HR-työkalujen avulla työntekijät voivat itse raportoida työajan ja poissaolot. Lisäksi he voivat lisätä järjestelmään kuitteja ja matkalaskuja suoraan laitteistaan. Lyhyesti sanottuna digitaaliset HR-työkalut helpottavat päivittäistä työskentelyä, mikä puolestaan varmistaa sujuvan tiedonvälityksen organisaation kaikkien tasojen välillä.
HR-työkalut tarjoavat kattavan ja yksinkertaisen tilannekuvan niin esimiehille kuin työntekijöillekin. Työntekijät voivat käyttää HR-työkaluja esimerkiksi kokonaiskuvan saamiseen omista tiedoistaan. Lisäksi he voivat koota muita tietoja, kuten kollegojen yhteystiedot tai lomasuunnitelmat. Vastaavasti esimiehet voivat saada raportteja suoraan työntekijöiltään ilman että ne tulevat HR:n kautta.
HR-työkalujen ansiosta esimiehillä on välitön pääsy tarvitsemiinsa henkilöstötietoihin. Tällaiset tiedot voivat koskea esimerkiksi budjetointia, työvuorosuunnittelua yleisinä vapaapäivinä, koeaikoja ja sairauslomia – tai jotain niin yksinkertaista kuin syntymäpäivien juhlistamista.
Jokaiseen työntekijään liittyy paljon huomioitavia asioita ja tärkeitä tietoja. Tästä syystä kokonaiskuva katoaa helposti. On esimerkiksi helppo unohtaa, mitä kaikkea täytyy tehdä ennen kuin uusi työntekijä aloittaa. Digitaalinen tarkistuslista voi tällöin osoittautua käteväksi HR-työkaluksi. Sen avulla esimiehen on helpompi muistaa tilata tietokone ja sähköpostitili sekä suunnitella hyvä koulutus uudelle työntekijälle.
Ensinnäkin HR-työkalut ovat hyödyllisiä järjestelmiä, jotka sujuvoittavat HR-osaston työtä. HR-työkalut tarjoavat tukea ja yleiskatsauksen moniin työsuhteeseen liittyviin prosesseihin – aina uuden työntekijän aloituksesta työsuhteen päättymiseen.
HR-työkalujen ansiosta tärkeät henkilöstöä koskevat yksityiskohdat eivät jää huomaamatta HR-osastolta. Työkalut muistuttavat, mitä kaikkea tulee huomioida prosessin eri vaiheissa. HR-työkalut siis varmistavat laadukkaan HR-työn, sillä voit paremmin pitää ohjat käsissäsi. Lisäksi hyvien HR-työkalujen myötä HR-osasto voi käyttää enemmän työaikaa strategisiin tehtäviin, eli yrityksen kehittämiseen ja tarvittavien kompetenssien ylläpitämiseen. Tämä aikaansaa positiivisen dominoefektin yrityksen toiminnan kannalta.
