Hur jobbar man smartare? Det är verkligen det som är kärnan i digitaliseringen! I den här artikeln tittar vi på vad digitalisering egentligen är och hur du kan använda en digitaliseringsprocess för att förenkla rutinerna i din verksamhet. Vi kommer att diskutera varför det är viktigt att bygga en gedigen databas när man arbetar med personaladministration och lite om hur viktigt detta är med tanke på GDPR-lagstiftningen.
Vad är digitalisering? Och vad är digitalisering av HR?
I grunden är digitalisering att flytta information från papper till digitala system. Men man kan se det på en lite högre nivå också. Nämligen att digitalisering är ett sätt att förenkla onödigt krångliga processer och arbetssätt. Inom HR kan man säga att digitalisering handlar om att skapa en strategi för mer flexibel hantering av HR-uppgifter. HR-rollen utvecklas naturligtvis, och HR förväntas i allt högre grad ha kunskap och dataunderlag för att hjälpa verksamheten att fatta kloka beslut på ledningsnivå. Detta kräver att man tänker lite smart på hur HR fungerar och vilka system man förlitar sig på.
Ta reda på vad du verkligen behöver!
En viktig uppgift som många glömmer bort är att det är lika viktigt att fastställa vilka behov verksamheten har, som att digitalisera pappersdokument. En satsning på att digitalisera en verksamhet är ett utmärkt tillfälle att ta en titt på hur du faktiskt arbetar. Och när ett nytt digitalt verktyg fasas in är det ofta ett bra tillfälle att förenkla processer i samma veva.
Låt oss ta ett exempel. Låt oss säga att ett verksamheten har all personaldata spridd över olika Excel-dokument, lagrade i olika mappar på datorn, eller på verksamhetens server. Det är inte nödvändigtvis ett lättare system att arbeta med än den gamla hyllan med ringpärmar. Även om informationen tekniskt sett är digitaliserad är de processer som är förknippade med den skrämmande besvärliga.
"En satsning på att digitalisera en verksamhet är ett utmärkt tillfälle att se över hur man faktiskt arbetar."
Om man anstränger sig för att identifiera verksamhetens behov när man väljer digitala verktyg kan det förenkla mycket för dem som arbetar med administrationen. Detta kan faktiskt också göra det enklare att få ut användbara data från systemet som kan fungera som ett utmärkt stödmaterial i beslutssituationer i en verksamhet. Om du till exempel har kartlagt varför människor lämnar verksamheten över tid blir det mycket lättare att vidta riktade åtgärder för att behålla de anställda längre.
Släpp in medarbetarna i systemet
Naturligtvis kräver detta data av hög kvalitet. Systemet måste tala sanning. Om du har få anställda kan det vara möjligt för en handläggare att hålla koll på all information om de anställda, men det blir väldigt komplicerat när verksamheten växer. En lösning på detta är att leta efter ett verktyg där man kan släppa in medarbetarna i lösningen. Med andra ord att låta de anställda hantera information om sig själva. Då är det mycket lättare att kunna lita på att systemet talar sanning och att informationen är aktuell.
GDPR kräver att verksamheten har kontroll
Efter att GDPR-förordningen trädde i kraft 2018 är det faktiskt straffbart om verksamheten inte har kontroll över alla personuppgifter om sina egna anställda. Regelverket bygger främst på att varje individ äger sina egna uppgifter, och att om andra ska hantera de uppgifterna för din räkning så måste de ha ditt tillstånd. Detsamma gäller om en person är anställd i en verksamhet. Verksamheter behöver ha uppgifter om sina anställda (kontaktuppgifter, kontrakt och avtal), och det ska hanteras på ett bra sätt. GDPR kräver att lagring, överföring och radering görs med försiktighet. Till exempel att flytta information om en anställd från ett dokument till ett annat kommer att påverkas av GDPR-bestämmelserna.
Allt detta kan låta komplicerat och invecklat, och det är det också i viss mån. Men vad som snabbt blir tydligt är att bra digitala verktyg kan göra arbetet mycket enklare. Ett system som kan samla flera datapunkter i en och samma lösning kan snabbt bli väldigt användbart! Att samla kontrakt, kontaktuppgifter, listor med namn och nödkontakter, samt protokoll från personalmöten och andra känsliga dokument i en och samma lösning gör det mycket lättare att hålla ordning på saker och ting. Och med rätt åtkomstkontroll är det mycket enklare att arbeta på ett säkert sätt och inom lagens ramar.
-png.png)
