Det finnes mange typer fravær i en bedrift. Noen av dem inkluderer lønn, andre er ulønnet. Mot slutten av året er det viktig for bedrifter å få oversikt over hvor mye fravær som er registrert, hvor mye som er tilgjengelig og hvor mange feriedager for eksempel som skal overføres til neste år.
Ferie
Det er viktig at de ansatte tar ut ferien sin. Ansatte i Norge har lovfestet rett til ferie. 25 dager i året. Dette er for at man ikke skal slite seg ut, men ha tid til å hente seg inn i løpet av et år. Det er gunstig for bedriften at de ansatte tar ut ferien sin og dermed kan fortsette i jobbene sine over lengre tid. Ingen er tjent med å slite seg ut og risikere en lengre sykemeldingsperiode.
Sykemeldinger
Dette er også en del av det å ha ansatte i en bedrift. Det finnes flere typer sykemeldinger. Noen er korte og de er enkle for en bedrift å forholde seg til. Noen ganger blir en person langtidssykemeldt, og da stilles det flere krav til bedriftene og hvordan de håndterer dette. NAV blir koblet inn og betaler ut sykepenger til den det gjelder, og det legges opp en plan for hvordan vedkommende kan komme tilbake i jobb igjen. Bedriften er pliktet å ha oppfølgingssamtaler, og hvis det er tjenelig i situasjonen, legge opp en plan for gjeninnfasing i jobben. I disse tilfellene kan man nesten se på situasjonen på samme måte som en onboarding av en nyansatt. Den sykemeldte har gjerne vært borte fra jobben lenge, og rutiner kan ha endret seg. Da er det nyttig med en god plan for å komme tilbake i jobben og å få en god start.
Du kan lese mer om hvordan å gjøre gode onboaringer her, det er mye herfra som går an å bruke i gjeninnfasingen av en som har vært langtidssykemeldt: Hva er onboarding?
Permisjoner
Dette er også en naturlig del av å ha ansatte. Folk får barn, de trenger permisjon for å fokusere på andre ting i en periode, utdanningspermisjon for eksempel, eller andre grunner. Permisjoner kan være lønnet og ulønnet. Permisjoner er også en del av en bedrifts fraværsregistrering. Dersom en person har vært borte fra jobben en lengre periode i forbindelse med permisjon, kan det også være nyttig i denne situasjonen å se på hvordan man kan lage et godt løpt for gjenoppstart. Ønsket som ligger i bunnen her er at både bedriften og den ansatte skal være forberedt på hva som kommer og at den ansatte kommer inn i de relevante oppgavene igjen kjapt og på en god måte.
Planlegging av team
Å planlegge bemanning er en stor del av flere ledere sin hverdag. Enten det handler om skiftarbeid som må gå opp for å kunne levere det avtalte tilbudet til kunden. Eller for at et team skal kunne fungere optimalt, og trenger alle de viktige rollene internt i teamet på plass.
Kort sagt:
Bedrifter trenger å ha oversikt over hvem som er på jobb, og hvem som er tilgjengelige for å jobbe fremover. Man må både kunne planlegge fravær og kunne rapportere på hva det faktiske fraværet er i en bedrift. Det går an å løse dette i excel og passe på å loggføre fravær løpende underveis i et år. Men med flere ansatte og ulike typer fravær, kan det fort bli en uoversiktlig oppgave. Med et system som Huma har alle de ansatte tilgang til å rapportere sitt eget fravær. De kan søke om fri i fremtiden og ledere kan godkjenne det. Den enkelt ansatte vil da også ha tilgang til en “saldo” på hvor for eksempel hvor mye ferie som er brukt og hvor mye som er tilgjengelig.
Mot slutten av året kan man enkelt eksportere en oversikt og slippe usikkerheten rundt ufullstendig rapportering. Da er det en kort prosess å rapportere til regnskapsfører hvor mye fravær som er brukt, hvor mye som er ubrukt og hvor mange for eksempel feriedager som skal overføres til neste år.
