Hva er digitalisering av HR?

Hvordan jobbe smartere? Det er egentlig det som er kjernen av digitalisering! I denne artikkelen skal vi se litt på hva digitalisering egentlig er og hvordan man kan bruke en digitaliseringsprosess til å forenkle bedriftens rutiner. Vi kommer innom hvorfor det er viktig å bygge et solid datagrunnlag når man jobber med personaladministrasjon og litt om hvor viktig dette er med tanke på GDPR-lovverket.

Hva er digitalisering? Og hva er digitalisering av HR? 

Helt grunnleggende så er digitalisering å flytte informasjon fra papir til digitale systemer. Men man kan se på det på et litt høyere nivå også. Nemlig at digitalisering er en måte å forenkle unødvendig tungvinte prosesser og arbeidsmåter. Innenfor HR kan man si at digitalisering handler om å lage en strategi for mer smidig håndtering av HR-oppgavene. HR-rollen er naturligvis i stadig utvikling, og det forventes i større og større grad at HR har kunnskapen og datagrunnlaget for å hjelpe bedriften å ta kloke avgjørelser på styrenivå. Dette krever at man tenker litt smart om hvordan HR jobber og hvilke systemer man støtter seg på. 

Hvis du vil lese mer om hva HR egentlig er kan du gjøre det her: Hva er egentlig HR?

Finn ut hva dere egentlig trenger! 

En viktig jobb som mange overser er at det er like viktig å avklare hvilke behov bedriften har, som å faktisk digitalisere papirdokumenter. En innsats for å digitalisere en bedrift er en super anledning til å kikke litt hvordan man faktisk jobber. Og ved innfasingen av et nytt digitalt verktøy er det ofte en god anledning til å forenkle prosesser i samme slengen. 

La oss ta et eksempel. La oss si at en bedrift har alt av ansattdata fordelt på forskjellige exceldokumenter, lagret i forskjellige mapper på datamaskinen, eller  på bedriftens server. Det er ikke nødvendigvis et enklere system å jobbe med enn den gamle hylla med ringpermer. Selv om informasjonene teknisk sett er digitalisert, er prosessene knyttet til den fryktelig tungvint. 

"En innsats for å digitalisere en bedrift er en super anledning til å kikke litt hvordan man faktisk jobber."

Dersom man gjør en innsats for å kartlegge bedriftens behov i forbindelse med valg av digitale verktøy kan man forenkle veldig mye for dem som jobber med administrasjonen. Dette kan faktisk også gjøre det enklere å hente ut brukbar data fra systemet som kan fungere utmerket som støttemateriale i beslutningssituasjoner i en bedrift. Dersom man for eksempel har kartlagt over tid hvorfor folk slutter i bedriften, vil det være mye enklere å sette inn målrettede tiltak for å beholde ansatte lenger.

Slipp de ansatte inn i systemet 

Dette krever naturligvis data av høy kvalitet. Systemet må snakke sant. Er man få ansatte er det kanskje mulig for en administrator å holde oversikten på all info om de ansatte, men det blir veldig for komplisert når bedriften vokser. En løsning for dette er å se etter et verktøy der du kan slippe de ansatte inn i løsningen. Altså å la de ansatte få administrere informasjon om seg selv. Da er det mye enklere å kunne stole på at systemet snakker sant og at informasjonen er oppdatert.

Et HR-system kan hjelpe deg med flere av stegene vi har nevnt i denne artikkelen. Hvis du lurer på hva det er kan du lese mer om det her: Lurer du på hva et HR-system egentlig er? La oss ta en titt

GDPR krever at bedrifter har kontroll

Etter at GDPR reglementet trådte i kraft i 2018, er det faktisk straffbart om bedrifter ikke har kontroll på alt av persondata om sine egne ansatte. Reglementet bygger i hovedsak på at hver enkelt person eier sine egne data, og at dersom andre skal håndtere den dataen på dine vegne, må de ha din tillatelse. Det samme gjelder om en person er ansatt i en bedrift. Bedrifter har behov for å ha data om sine ansatte (kontaktinfo, kontrakter og avtaler), og den må håndteres på en god måte. GDPR krever at lagring, flytting og sletting gjøres med omhu. For eksempel det å flytte informasjon om en ansatt fra ett dokument til et annet vil være berørt av GDPR reglementet. 

Alt dette høres kanskje komplisert og inviklet ut, og det er det til en hvis grad. Men det som blir tydelig veldig fort, er at å ha gode digitale verktøy kan gjøre jobben veldig mye enklere. Et system som kan samle flere datapunkter i en og samme løsning kan fort bli veldig nyttig! Dersom man samler alt av kontrakter, kontaktinfo, navnelister og nødkontakter i tillegg til referater fra medarbeidersamtaler og andre sensitive dokumenter i en løsning blir det mye enklere å holde orden. Og med korrekt tilgangsstyring, er det mye enklere å jobbe trygt, og innenfor lovverket.