Vad är medarbetarsamtal?
Låt oss börja med att säga att vi lägger ordet "medarbetarsamtal" bakom oss. Vi kallar det för en-till-en-samtal. Varför? Eftersom båda ändarna av bordet har lika viktiga åsikter. Ordet "medarbetarsamtal" kan snabbt dra associationer till intervjuer och kan i värsta fall verka lite skrämmande och hotfullt för medarbetaren. "En-till-en-samtal" innebär däremot att det är ett samtal där båda parter är lika mycket värda.
Syftet med medarbetarsamtal
Okej, det var en kort förklaring, så låt oss ta en titt på vad syftet med dessa samtal är. Ett en-mot-en har flera syften. Det är svårt att säga vilka som är viktigast och det finns kanske inget syfte med det heller. Det är just för att alla är väldigt viktiga.
Först ska vi nämna vad som påverkar hela företaget. Ett sådant samtal ska styra företaget i rätt riktning och säkerställa att det finns en gemensam överenskommelse om och förståelse för företagets mål och vision. Att alla arbetar i rätt riktning för att nå dem. Det bör bidra till att bygga upp en arbetskultur och stärka samarbetet, som båda bidrar till att driva ditt företag i den riktning du vill att det ska gå. Inte bara relaterat till ekonomi och kvantitativa värderingar, utan också att det finns en tydlighet kring förväntningar som ställs.
Det absolut viktigaste är att ge feedback, både till medarbetaren och cheferna. Uppmuntra medarbetaren att förbereda tre frågor som du som chef kommer att ställa och informera om att du också har tre frågor. Dessa är diskussionsunderlaget för samtalet och bör komma tidigt.
Saker att tänka på före, under och efter ett medarbetarsamtal
Det finns många saker som kan göra ett en-mot-en bra eller dåligt. Det är bra att se det som ett tillvägagångssätt, inte en process. Ta det som ett steg i företagets utveckling och inte något du bara måste göra. Som jag sade måste det genomföras för att föra företaget i rätt riktning och framför allt i samma riktning.
Vi vill också nämna att det är nästan exakt likadant när du genomför intervjuerna. Detta är förenligt med det faktum att det inte är en process utan ett tillvägagångssätt. Många tror kanske att det är något man måste göra på det nya året eller göra före julhelgen. Vi tror inte att detta är den bästa lösningen eftersom den kan påverkas av tidsbrist och stress. Sanningen är att det egentligen inte spelar någon roll när du håller dem. Det viktigaste är att du har dem.
Det finns även en del som kan göras utanför samtalen. Det är framför allt två frågor som du som chef bör ställa varje vecka, vilket kan göra en-till-en-samtalen mycket bättre. "Vad arbetar du med den här veckan?" "Hur kan jag hjälpa dig?" På så sätt lägger du grunden för samtalet under hela året och har redan en viss inblick i vad samtalet kommer att handla om. Dessutom visar du intresse som chef och det ger medarbetarna en motivationsboost.
1. Kom förberedd till samtalet
När samtalet närmar sig kan det vara bra att förbereda medarbetarna på samtalet på ett sätt som även hjälper dig som chef att förbereda dig. Vårt tips för detta är att skicka ut ett formulär som medarbetarna ska svara på innan de går på en-till-en-samtalet. Vi har inkluderat ett sådant formulär i vårt paket.
2. Sätt upp konkreta åtgärder
Under samtalet kommer ni överens om vad ni båda behöver arbeta med att bli bättre på. Finns det några rutiner som inte följs upp på ett tillfredsställande sätt? Gör upp en plan tillsammans för de förändringar som båda parter kommer att göra med specifika datum för genomförandet. Detta ger trygghet för både arbetsgivare och medarbetare att det som kommit fram i samtalet faktiskt följs upp och efterlevs. Alla varaktiga förändringar börjar med en bra plan.
3. Det är inte bara ett samtal
Jobbet är inte avslutat bara för att du har haft medarbetarsamtalet. Det som togs upp ska givetvis också följas upp. Det är viktigt att komma ihåg att människor och attityder förändras snabbare än en gång om året. Dessutom kan det vara trevligt för båda parter att diskutera förändringar på vägen, i stället för att presentera det efter ett helt år av mognad. Sluta inte prata med varandra, utan håll samtalet igång hela året!
