”Medarbetarsamtal – åh, dessa medarbetarsamtal som kommer med jämna mellanrum. Det är inte särskilt lustbetonat eller motiverande. För under de här medarbetarsamtalen pratas det ofta om högprofilerade ämnen och företagsmål som jag som anställd inte har med att göra. Saker upplevs väldigt långt från det vi gör dagligen. Samtalen följs sällan upp och det vi pratade om glöms bort.” Det är något vi har hört från flera av dem vi har pratat med.
Målet är ju att se till att alla i företaget är i linje och arbetar mot samma mål. Följ upp, behålla, utveckla, utvärdera och motivera våra medarbetare.
Vi vill göra något åt detta. Vi vill bygga verktyg som gör det lättare för dig att nå ditt mål. Och ditt mål är också kärnan i vad Huma ska vara. Vi vill att du och dina medarbetare ska lägga mer tid på det som betyder något och mindre tid på det som inte spelar någon roll.
För samtalet mellan chef och medarbetare kan vara en väldigt fin sak. Något mycket fint kan skapas från dessa samtal om det görs på rätt sätt. Både för företaget som helhet, för chefen och för mig som medarbetare.
För mig som medarbetare kan det vara en arena där jag kan tydliggöra vad som förväntas av mig och hur jag presterar i förhållande till det.
- Finns det saker som stör mig?
- Finns det något i vägen som hindrar mig från att prestera på det sätt jag vill?
- Springer jag i det berömda hamsterhjulet och gör saker som inte motiverar mig?
- Hur kan jag utvecklas som människa?
- Hur kan jag utvecklas yrkesmässigt?
Huma är ett verktyg som hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av samtalet. Processen är enkel och vi kan dela upp det i tre faser: Innan, under och efter samtalet.
Innan samtalet
Ju mer förberedd du är som chef, desto bättre. I den här fasen handlar det om att samla feedback från teammedlemmar som medarbetaren har arbetat tätt ihop med. Förbered det du ska prata om genom att sätta upp en agenda – några diskussionspunkter som kan delas med medarbetaren. Det här är viktigt:
Medarbetaren måste få lov att förbereda sig inför samtalet så att samtalet blir så relevant och effektivt som möjligt.
Medarbetaren ska kunna ge input om vad du ska prata om och agendan ska finnas tillgänglig för både chef och medarbetare innan mötet startar.
Huma har skapat ett antal samtalsmallar som du kan börja med. Du kan också bygga dina egna. Mötena kan förberedas av dig som chef. Delas med personalen. Inför samtalen kan medarbetarna ge input till agendan och enkelt lägga till det de vill prata om.
Planera snabbare
Ur ett HR-perspektiv kan det vara oerhört mycket tid som går åt till planering och administration när du ska genomföra medarbetarsamtal. Speciellt det djupa "årliga" samtalet. Att delegera ansvar till mellanchefer, se till att alla vet vad högsta ledningen vill ta itu med, kräver mycket administration.
I Huma kommer chefer på toppnivå eller mellanchefer att kunna utföra det här jobbet på några sekunder.
- Planera och sätta upp förslag för agendan för alla möten.
- Välj vilka som ska ingå i denna mötesomgång och vem som ska ansvara för de olika enskilda mötena.
- Sätt en deadline för när alla möten ska vara avklarade
Du som lägger upp mötesrundan kommer att ha full överblick över status på de olika mötena och varje enskild mellanchef ansvarar för genomförandet.
Under samtalet
Se till att samtalet är en dialog där ni går igenom agendan ni har satt upp tillsammans. Fokusera på medarbetaren. Börja med positiv feedback och feedback från de som har jobbat närmast. Låt det bli en konversation. Gör några snabba anteckningar och om det är specifika uppgifter eller saker som behöver följas upp, se till att dokumentera det.
I Huma kommer du att kunna skriva anteckningarna under varje punkt i agendan. Du kan även skapa uppföljningsuppdrag direkt i mötet tillsammans med anteckningarna. Oavsett om det är konkreta saker som ska göras, mål som ska uppnås eller annat. Arbetsuppgifterna kan läggas på medarbetaren, chefen eller andra.
Exempel: Det kommer upp i samtalet att medarbetaren har problem med ryggen. En uppgift kan då enkelt skapas direkt och administrationen uppmanas att beställa ett nytt höj-/sänkbart skrivbord till medarbetaren.
Efter samtalet
När samtalet är över kan du granska och renskriva anteckningarna i Huma. När du är klar är det bara att slutföra mötet så kommer mötesanteckningarna att vara tillgängliga för medarbetaren. Uppgifterna som skapades finns i mötet, men alla som har tilldelats ansvar har blivit meddelade och systemet ser till att de blir gjorda.
Du kan gå tillbaka när som helst för att se vad ni pratade om och se status för de olika specifika uppgifterna. På så sätt blir samtalet ett aktivt dokument som lever kvar efter samtalet – och inte bara en lapp som ligger gömd och bortglömd i en byrålåda.
Och för att nämna det – det är inte bara mötesverktyget för medarbetarsamtal Huma kan användas för. Du kan använda det för att effektivisera och dokumentera många andra viktiga möten. Här är ett antal exempel:
- Lönesamtal
- 1 till 1
- Utvecklingssamtal
- Utvärdering av pre- och onboarding (för nyanställda)
- Avslutningssamtal (när folk slutar)
- Snabba check-in’s
- Uppföljningsplan för sjukskrivning
- Kartläggning av mål och utveckling
- Rapportera avvikelser och avvikelserapportering
- Medarbetarsamtal - det årliga, halvårssamtal, varje kvartal eller oftare...
Mötemodulen är helt gratis att använda - Kom igång nu!
Medarbetarutveckling är en mycket viktig del av Huma och mötesmodulen är bara början på en rad moduler och verktyg vi drömmer om att skapa.
Har du input eller tankar om förbättringar vill vi mer än gärna höra från dig!
