Det är lättare att få kontroll på företagsutrustningen om den loggas från dag ett

De flesta arbetsplatser är beroende av olika utrustningstyper, i mängder! När det till slut blir stora belopp är det klart att det kan vara en utmaning för administration eller HR-avdelningen att ha överblick över allt. Om du loggar allt från början kommer du att göra dig själv en stor tjänst.

Ditt företag har förmodligen mycket utrustning. Allt från verktyg, datorer och nycklar, till passerkort och skyddsutrustning. Allt detta, och mycket mer, är saker som är absolut nödvändiga för att du och din personal ska kunna utföra sitt jobb.

Det finns bara en sak. När man börjar samla på sig en stor mängd utrustning till företaget, är det väldigt lätt att man fastnar i vad man faktiskt har, var den finns och vem som ansvarar för den. Du måste ha kontroll över utrustningen, eller det som ofta kallas för kapitalförvaltning. Det är en utmaning när man får så stora materiella värden i företaget. Och att mängden utrustning ökar, det händer hela tiden – speciellt i samband med nyanställningar!

Använd Huma gratis | Kom igång på 6 minuter, inte 6 månader

Inte minst utrustningen du ser

Du kanske vill ha en enkel överblick över allt du använder på jobbet. Översikten kan innehålla information om mobiltelefoner, datorer, verktyg, skyddsutrustning, ja, även tjänstebilar. Översikten ska vara lätt att navigera i, så att du alltid enkelt kan ta reda på till exempel var en sak finns eller vem som ansvarar för den.

Men platsen för prylen är inte det enda som är viktigt. Det finns mycket dokumentation som också är viktig att ta hand om. Bland annat kvitton, försäkringar, specifikationer och serienummer. Det finns dokumentation som kan hjälpa dig om till exempel en olycka är framme eller något blir stulet. Du får en mycket trevligare upplevelse hos polisen eller ditt försäkringsbolag om dokumentationen är i sin ordning.

Logga allt i en översikt som är lätt att navigera i, så att du snabbt kan hitta det du söker om det är akut. Dessutom sparar det dig mycket tid som du kan lägga tid på viktigare ärenden.

När skall man börja med detta då?

Frågar du oss så säger vi nu, direkt! Kartlägg alla utrustningskategorier du har på jobbet. Sådana kategorier kan omfatta datorer, mobiltelefoner, hand- eller elverktyg. Inom varje kategori lägger du den utrustning som den tillhör och vem som använder utrustningen eller om det används av fler. Detta kommer inte bara hjälpa er med att spara enormt mycket tid, utan också vid t.ex. onboarding av ny personal. Vid en onboarding är det många saker som ska delas ut till din nya kollega och vi skulle då lägga upp allting direkt i en lista, så att man inte behöver tänka på det senare.

Under en onboarding är att dela ut utrustning en av de viktigaste uppgifterna att göra. Utrustningen är som sagt det som ska ge din personal möjlighet att göra jobbet. Låt oss ta ett exempel: Du kommer ihåg att du köpte två iPhones för ett par månader sedan. En vit med 128 GB och en svart med 256 GB. De placerades säkert i fickorna på dina två senaste nyanställningar. Det enda problemet är att du inte kommer ihåg vem som fick vilken. Det kanske inte verkar vara det största problemet i världen, men när man inte har kontroll över var utrustningen finns längre, så har man inte heller kontroll över om man fortfarande har det kvar.

Att skapa kontroll över utrustningen är inte den enda fördelen med en sådan lista eller översikt. Som vi nämnde är det en bra idé att logga utrustningen vid onboarding, och det gör själva onboardingen mycket enklare också. Det är enkelt och okomplicerat eftersom du ser vad din nya kollega har fått i utrustningsväg. Detta är en extra stor fördel för hantverksföretag, där de flesta anställda använder fulla verktygslådor.

För att sammanfatta så det finns bara fördelar med att ha kontroll över ens utrustning. Det gör många processer enklare och hjälper er när det oväntade inträffar.

Vill du läsa på om hur du på det enklaste sättet kan få en översikt över utrustningen på ert företag? Ta en titt här.

Relaterade inlägg