Kommunikation är svårt. Låt oss klargöra det med en gång. I den här artikeln ska vi försöka se hur man kommunicerar på ett bra sätt och vad man ska göra när det uppstår meningsskiljaktigheter på arbetsplatsen. Kommunikation och konflikter i hemmet får du själv ta hand om...
En av de traditionella kommunikationsmodellerna som lärs ut i skolorna består av tre delar: En avsändare, ett meddelande och en mottagare. Om världen var så enkel, skulle vi förmodligen aldrig ha missförstånd eller meningsskiljaktigheter. Vad denna modell inte belyser är de olika tolkningar som sker inom samma modell.
Om jag är avsändaren så har jag en inbyggd förståelse för vad ett meddelande betyder. Det är min tolkning. Därför kommer jag nästan alltid att tala utifrån hur jag ser på världen. Jag delar mitt budskap utifrån min tolkning av det.
Mottagaren av mitt budskap har också vuxit upp med en bild av världen. Det är verkligen inte säkert att de två bilderna överhuvudtaget liknar varandra. Här finns massor av exempel, olika kulturer, olika ekonomiska bakgrunder, olika kön, olika utbildningsnivåer, olika referenser och så vidare.
Mottagaren som hör vad jag säger kommer att avkoda mitt budskap till sin egen bild av världen. Här kan du säkert se att det finns många möjligheter till missförstånd. Min tolkning och mottagarens tolkning kan resultera i att vi har två helt olika bilder av den situation vi befinner oss i. Det finns alltså ingen garanti för att det du säger blir det du menade i huvudet på den person du pratar med. Så hur kan vi minimera utrymmet för dessa missförstånd?
När människor lär känna varandra bättre, minskar dessa klyftor. Du lär dig att din kollega som alltid låter strikt på jobbet inte är riktigt arg, han är bara mån om att vara tydlig till exempel.
Kommunikation
En genväg till bättre kommunikation på arbetsplatsen är att samla teamet och prata om hur man vill att kommunikationen ska vara. Att komma överens om några grundregler är ett utmärkt sätt att spara tid på framtida missförstånd.
Ett annat tips för bra kommunikation kommer från radiovärlden. Radiovärdar som har liveprogram får ofta lära sig att använda detta knep för att fylla tiden med prat, när man inte alltid har något att prata om. Här är receptet: Säg vad du ska göra, gör det och säg vad du har gjort.
Här är ett exempel från arbetslivet: Ditt team har en stor uppgift att lösa. Ni har kommit överens om vem som gör vad och när arbetsdagen börjar delar ni alla med er av en lista över vilka uppgifter ni ska lösa den dagen. Sedan gör du uppgifterna, och i slutet av dagen delar du med dig av en lista över vad du har gjort. Inte svårt, men otroligt effektivt!
"Genom att kommunicera bra, behandla varandra med respekt och hålla dörren på glänt i ditt eget huvud eftersom du kanske inte ser hela bilden kommer du långt!"
Överkommunicera!
"Antaganden är början på alla misstag" brukade min chef säga (på ett något annorlunda språk). Han har en väldigt bra poäng, genom att anta att någon förstår vad du tänker i stället för att säga det, förlitar du dig enbart på din egen världsåskådning. Man tar inte hänsyn till att det går att se situationen på ett annat sätt än man själv gör. Genom att vara tydlig och säga högt flera gånger, ofta på flera olika sätt, vad du tänker, minimerar du det utrymme där andra tolkningar kan införas.
Då och då blir det en fnurra på tråden
När man arbetar tillsammans varje dag över tid är det nästan oundvikligt att man hamnar i situationer där man är oense. Det är då viktigt att komma ihåg att det går att prata sig fram till lösningar i de allra flesta situationer. För att ge dig några konkreta tips på hur du kan lösa de vanligaste konflikterna på en arbetsplats har vi pratat med experter inom detta område. Vi fick hjälp av HR-huset att göra en lista över de vanligaste konflikterna på en arbetsplats och hur man löser dem. Här är listan:
1. Konflikter om mål, medel och metoder
Det är vanligt att man inte kommer överens om konkreta mål, eller vilka medel och metoder man ska använda för att uppnå målen. Det kan t.ex. gälla strategiska prioriteringar eller prioritering av arbetsuppgifter.
Hantering: Vi menar att öppenhet och dialoger leder till effektiv problemlösning. Genom att föra en dialog kan man lägga grunden för en kultur som låter alla parter framföra sina argument och invändningar, samtidigt som man poängterar att bra och tydlig kommunikation är viktigt. Så prata och lyssna aktivt!
2. Konflikter om begränsade resurser (pengar, tid, plats, personal m.m.)
Den här typen av konflikter karaktäriseras ofta av att någon är missnöjd med de resurser eller budgetar de tilldelats. Det kan t.ex. gälla permittering. Det är inte alltid lätt för en medarbetare att förstå varför man permitterats. Det kan antingen bero på att de inte har insikt i anledningen bakom, eller så ser de inte helhetsbilden.
Hantering: Informera alla i god tid och förankra era gemensamma mål. Här är det viktigt att chefen bidrar med mycket information, att man är transparent under hela förloppet och att man involverar berörda parter. Om det trots detta uppstår en konflikt så är det bra om man kan förhandla fram en kompromiss.
En chef som t.ex. bara kör på utan att vara transparent, informera och involvera kommer riskera att förlora medarbetarnas tillit och engagemang.
3. Konflikter om värderingar och inställningar (”Vad är rätt och vad är fel”)
Detta är oftast djupa konflikter där man är oeniga om vad som är rätt och vad som är fel.
Hantering: Här måste man först och främst ta reda på om alla i företaget håller med om era gemensamma värderingar och uppfattningar. Det är lättare att prata om värderingar innan en konflikt uppstår. Att ta samtalet mitt under en konflikt är betydligt svårare. Bädda för dialog och respekt för varandra. Försök att kommunicera öppet med varandra.
4. Personliga konflikter (Identitet, självkänsla, avvisande, förtroendebrott)
Här pratar vi ofta om personliga utmaningar som kan bero på många olika saker. Vi har sett flera olika typer av problemområden, men identitet, självkänsla, avvisning och brutet förtroende är ganska återkommande.
Den här typen av konflikter leder ofta till en dålig psykisk arbetsmiljö och de kan vara väldigt komplexa, och går det riktigt snett kan de bli förödande för arbetsmiljön. Här pratar man om känslomässiga oenigheter där förhållandet mellan parterna har skadats.
Hantering: Öppen kommunikation och att aktivt lyssna, där parterna får tid till att prata med varandra och lyssna på varandras versioner. Om man som chef känner sig osäker kring hur man ska gå tillväga så bör man be om hjälp från en annan chef, kunnig person eller HR.
Andas med magen
Här har du fått några tips på hur du kan kommunicera bättre, hur missförstånd uppstår och några exempel på de vanligaste konflikterna på en arbetsplats och hur du hanterar dem. Kom ihåg att det inte är enkla saker, och när konflikter börjar eskalera är det ganska naturligt att det kommer med mycket känslor för båda parter. Försök att hålla huvudet kallt och andas med magen.
Dessutom går det att spara oerhört mycket tid och stress genom att tänka på hur man kan förebygga konflikter. Genom att kommunicera bra, behandla varandra med respekt och hålla dörren på glänt i ditt eget huvud eftersom du kanske inte ser hela bilden kommer du långt!
