1. Du söker personaluppgifter i svåra system
Det är mycket information som följer med att ha anställda. Varje enskild medarbetare har ett antal formella handlingar relaterade till sin anställning och dessutom finns löpande information om till exempel sjukfrånvaro, medarbetarsamtal, löneutveckling och personuppgifter som adresser och kontonummer.
Det tar inte särskilt lång tid innan Excel-dokument blir komplexa och svårnavigerade. I början av ett företags liv kanske du bara har ett fåtal anställda, och du kanske kan ha en rättvis överblick över uppgifterna som rör personalen. Men vi anser att även nystartade företag bör överväga att använda ett digitalt HR-system.
I takt med att ett företag växer ökar också mängden information kring personalhantering. Och om det är något de flesta chefer kan känna igen där ute, så är det att tid är en knapp resurs. Ett konkret tips är att strukturera personalinformationen i ett digitalt HR-system en gång. Det gör att alla uppgifter som rör medarbetarna och företagets rutiner är lättillgängliga vid behov. Slösa inte bort värdefull tid på att leta efter information i en rörig mappstruktur eller i onödigt komplexa kalkylblad.
2. Du gör samma uppgifter om och om igen
Det är en del av personalinformationen som ständigt är i rörelse. Till exempel vilken bostadsadress medarbetarna har, vilka kontonummer lönen ska betalas ut till och kanske minst stillastående av allt är information om ledighet och frånvaro. Att registrera semesteransökningar, självregistreringsdagar och sjukfrånvaro blir snabbt mycket att sortera för en enskild individ. Om du kommer på dig själv att göra samma jobb om och om igen i att registrera frånvaro för dina medarbetares räkning, kanske det är dags att överväga att låta medarbetarna sköta detta själv?
Genom att släppa in de anställda i frånvaroregistreringen kan en anställd skicka en ansökan om ledighet, registrera självregistreringsdagar och se en balans över hur många dagar som gått åt och inte. Detta gör arbetet mycket enklare för chefen som kan godkänna ansökningar direkt från mobilen, och historiken är alltid uppdaterad. På så sätt kan du undvika att göra samma uppgift om och om igen.
3. Du fungerar som en dator
Det finns många saker som datorer är riktigt dåliga på. Till exempel att få medarbetarna att känna sig sedda och uppskattade, föra bra samtal som gör att både företaget och medarbetarna når de mål man satt upp och att medarbetarna känner sig motiverade till det jobb de ska utföra. Allt detta görs mycket bättre av en människa.
Det datorer är helt överlägsna på är att hantera konkret information på ett korrekt och effektivt sätt. Sedan är det konstigt att så många chefer lägger ner så mycket tid på att arbeta som datorer. Att en persons uppgift är att hämta information från ett system för att klistra in den i ett annat är inte ovanligt idag, men det borde det vara. Ta rekrytering som exempel. Ett företag kan använda ett rekryteringsverktyg där kandidater uppmanas att lämna viss information om sig själva. Efter att kandidaten fått jobbet ska denna information föras in i den nyanställdes personalakt. Med en bra digital lösning för detta undviker man att en människa måste vara länken mellan dessa olika system.
När konsultföretaget Appear skulle starta en storskalig rekrytering var det just det som var viktigt för dem. De var tvungna att bli ”superproffs” på rekrytering och kunde inte spendera tid på att kopiera och klistra in information om de nyanställda. De valde en lösning där de använde Teamtailor för rekrytering och Huma som HR-system. Anledningen till detta var att integrationen mellan systemen gör dataflödet sömlöst.
Spendera inte tid på att arbeta som en dator, vi har kommit tillräckligt långt i teknikutvecklingen för att det ska kunna lösas mycket smartare.
4. Medarbetarsamtal blir symboliska handlingar
Medarbetarsamtalet kan vara det bankande hjärtat i en företagskultur. Det kan vara samtalet där chefer får verklig insikt i vad som rör sig bland de anställda på en arbetsplats. För medarbetaren kan detta samtal vara avgörande för motivation, engagemang och i yttersta konsekvens kan samtalet bli avgörande för om du säger upp dig eller fortsätter i jobbet. Det som är viktigt för både medarbetaren och företaget i ett sådant samtal är att det ger värde. Medarbetaren behöver inte ett symboliskt samtal från företaget där innehållet inte följs upp. Företaget behöver samtalet för att komma fram till sanningen om vad som pågår i medarbetarens huvud. Om båda parter kommer överens om agendan i förväg och dyker upp förberedda på det som ska diskuteras ligger det mycket till grund för att samtalet ska bli värdefullt för bägge parter.
5. Det blir stressigt att ta emot nya medarbetare
När du vill välkomna en ny medarbetare finns det minst sagt mycket att tänka på och vi lovar dig att om du glömmer viktiga saker så blir resultatet därefter. Därför kanske du vill arbeta med bra introduktionsmallar eller checklistor. Checklistor för olika befattningar, eftersom en befattning kräver andra uppgifter vid introduktionen än en annan befattning. Förenkla processerna genom att ställa in introduktionsprocesserna en gång och använda dem om och om igen. Det kommer att spara tid, och inte minst pengar. Vi delar gärna in introduktionsprocessen i fyra faser – förintroduktion, första dagen, första månaderna och första året. För att göra det ännu enklare för dig har vi även delat upp listan i de olika faserna. Då blir det svårare att glömma något viktigt.
Det här är ett bra exempel på hur ett gediget digitalt HR-system kan hjälpa dig att fokusera på det viktigaste i att starta upp en ny kollega. Denna första period är otroligt viktig, och den markerar hela anställningsförhållandet i tiden efteråt. Se till att du har ett system som hjälper dig att vara bra på de viktiga sakerna.
Vi har ett gäng tankar och åsikter om hur man gör en bra introduktion och du kan läsa mer om det här. Om du märker att det är stressigt att ta emot nya medarbetare, och du är rädd för att glömma viktiga saker i den första fasen, så kanske du vill ha ett system som hjälper dig på vägen.
