Husk at en god og vellykket onboarding vil gi økt motivasjon til den nyansatte, som vil føle seg ekstra ivaretatt og velkommen allerede før første dag på kontoret!
Sjekkliste for onboarding
Når man skal gjøre god onboarding er det mildt sagt mye å huske på, og vi lover deg at om du glemmer viktige ting så vil resultatet være deretter. Derfor kan det være lurt å jobbe med gode onboardings-maler eller sjekklister. Sjekklister som hører til forskjellige stillinger, for én stilling krever andre onboardingsoppgaver enn en annen stilling. Forenkle prosesser ved å sette opp onboardingsløpene én gang og bruk dem igjen og igjen. Det vil spare deg tid, og ikke minst penger.
Vi liker å dele opp onboardingsprosessen opp i fire faser - preboarding, første dag, de første månedene og det første året. For å gjøre det enda enklere for deg har vi også delt opp listen i de forskjellige fasene. Da skal det godt gjøres å glemme noe viktig. Det er ikke gitt at alle disse er relevante for din bedrift. Dere bør selv lage sjekklistene, men bruk gjerne disse forslagene som inspirasjon til dine lister.
Sjekklister vil også gjøre offboarding mye enklere. Om du vil vite mer om offboarding, kan du lese her.
Preboarding sjekkliste
Preboarding er den delen av onboardingen som skjer før den nyansatte begynner i jobben sin. Allerede her kan du begynner å bygge et forhold til den du har ansatt, og det burde du! Dette stadiet er den perfekte anledningen til å introdusere din nye kollega til ikke-konfidensiell informasjon som ligger i bedriften. Her er noen eksempler på hva du bør gjøre i preboardingsfasen:
✅ Åpne kontoer med ikke-konfidensiell informasjon
- Sett opp en e-post-konto, Slack-tilgang, ID-kort og nøkler, og andre kontoer som kan gjøre starten glattere.
✅ Lag et utkast for arbeidsavtale
- Det kan være greit å lage et utkast av arbeidsavtalen som arbeidstakeren kan ta en titt på. Ikke be om å få en underskrift helt ennå, men send den over så arbeidstakeren får et inntrykk. Kontrakten kan jo forhandles når han eller hun begynner.
✅ Forbered en velkomst
- Ta en runde med folka dine og fortell at de skal få en ny kollega og hva han eller hun skal gjøre. Oppfordre dem til å forberede en koselig velkomst.
✅ Hold kontakten
- Pass på å hold kontakten med den heldige som har fått ny jobb. Sånn bygger du et forhold og gir den som skal tre inn i stillingen en beroende følelse.
✅ Gjør innkjøp av utstyr
- Jo fortere en nyansatt kommer i gang med arbeidet, desto bedre. Gjør innkjøp av nødvendige verktøy allerede før oppstart. Om det trengs arbeidsklær kan det være greit å vente sånn at han eller hun får prøvd dem, men det funker som regel å bare spørre om størrelse også.
✅ Medarbeiderhåndbok
- Om dere har en medarbeiderhåndbok, så del den. En personalhåndbok hjelper den nyansatte med å tilpasse seg bedriften på det sosiale og det profesjonelle planet.
Første dag sjekkliste
Endelig er dagen her! Nå kommer din splitter nye kollega på jobb for første gang. Denne dagen er til for å introdusere den nyansatte til de ansatte og la han eller hun bli kjent med teamet. Ta tid til litt sosiale aktiviteter og kos dere i dag!
👋 Møte med den nærmeste lederen
- Det er ingen hemmelighet at det kan være vanskelig å stille spørsmål eller spørre om hjelp når man er ny på jobb. Da kan det hjelpe å ta et uformelt og hyggelig møte med den nærmeste lederen første dag, se de kan bli bedre kjent med hverandre.
☕ Ta en kaffe!
- Start med en hyggelig morgen den første dagen. Inviter til en kaffe første dag hvor dere tar litt lett, hyggelig small talk om løst og fast. Det kan også være hyggelig å spørre om hva den nye forventer av jobben, men hold det lett.
😃 Presentasjon av teamet
- Vis din nye kollega rundt i lokalet deres og hils på alle folka. Det sosiale er minst like viktig som det profesjonelle, rett og slett fordi det har en positiv påvirkning på det profesjonelle.
📄 Arbeidskontrakt!
- Sett dere ned og se litt på arbeidskontrakten. Er det noe som bør endres eller diskuteres nærmere? Det er ikke nødvendig å skrive under første dagen med mindre det er en midlertidig stilling på under en måned, men det kan være greit å komme til enighet på de fleste punktene.
De første tre til seks månedene
Nå er din nye kollega i gang med arbeidet. Tiden er inne for at han eller hun skal tilpasse seg arbeidsoppgaver og bedriftskulturen. Grunnlaget for arbeidsforholdet setter for alvor nå.
☑️ Innføring i arbeidsoppgaver
- Første dag er over og det er på tide å være produktiv og å få jobben gjort! Gi en innføring i oppgaver og prosesser så det blir lettere for den nyansatte å gjøre jobben sin.
☑️ Systemer og programmer
- Ta en gjennomgang av de systemene og programmene som brukes i bedriften. Da kommer produktiviteten kjappere!
☑️ Uformelle møter
- De første to-tre månedene er det fint å ha hyggelige, uformelle statusmøter over en kaffe hver andre uke. Her kan dere gi tilbakemeldinger på hvordan dere synes det går, men det som kanskje er enda viktigere er å oppfordre den nye til å komme med sine tilbakemeldinger på hva de synes går bra og hva som kanskje kan gjøres annerledes.
☑️ Lag en plan for videre oppfølging
- Lag en plan for de nevnte statusmøtene. Er det noe den nyansatte må lære seg? Lag en plan for et opplæringsløp. Sørg for at de første månedene er forutsigbare og at alle er klare til å angripe dem.
De første 12 månedene
☑️ Se på muligheten for større ansvarsområde
- Nå begynner forhåpentligvis din nye medarbeider å føle seg mer hjemme i bedriften. Da kan det være greit å se om det er mulighet for å gi flere oppgaver og et større ansvarsområde. Det er en god mulighet for videreutvikling og la den nye få en eierskapsfølelse til bedriften.
☑️ Planlegg og hold et evalueringsmøte
- Det er først etter et år at du virkelig får se om nyansatte hører hjemme hos dere. Produktiviteten skal være på et normalt nivå og kollegaen er ikke lenger ny - nå skal han eller hun være en helt naturlig del av arbeidsplassen. Ta et møte hvor dere slår av en prat om hvordan dere synes det har gått.
Se på webinaret vi holdt sammen med HR-huset her, for å finne ut mer om hva god onboarding er.
Hvordan gikk det?
Hurra! Nå er det første året omme. Gikk det bra? Har dere fått et fint kollegialt forhold? Om dere lager en god og oversiktlig onboarding sjekkliste er sannsynligheten for at dere har det mye større enn uten sjekklister. Som sagt så er det ikke sikkert at alle disse punktene er viktige for din bedrift, og det er helt sikkert ikke nok punkter. Mye er stillings- og yrkesbestemt, men vi tror at med dette som grunnlag, så vil dere få til en mye enklere og bedre onboarding uten at det blir en tidstyv. Lykke til med rekrutteringen!
Ta deg en titt her om du vil lese mer om onboarding. Jobb med et system som følger med på oppgavene for deg og sier ifra når du har glemt noe.
