Hvordan lykkes du med onboarding av nyansatte?

Du har nettopp ansatt drømmekollegaen til en stilling. Da vil du selvsagt beholde hun eller han så lenge som mulig. Sannsynligheten for at medarbeideren fortsetter er mye større om dere gjør en god onboarding!

Dette er hva du trenger for å få til god onboarding:

Hva er onboarding?

En fersk ansatt er alltid spennende! Hun eller han er som oftest ansatt for en grunn og det er at det er akkurat hun eller han som er mest aktuell til stillingen av de som søkte. Da vil du jo gjerne beholde den nye medarbeideren så lenge som mulig, eller hva? 

Ifølge tall fra Urbanbound så sier 69% av ansatte at sannsynligheten for å fortsette i en jobb er større om de opplever god onboarding - og det er ikke så rart. Onboardingen legger hele grunnlaget for en ny medarbeiders forhold til arbeidsplassen. Om man trives første uke eller måned, så er det større sjanse for å fortsette å trives. 

Men hva er det egentlig? Det korte svaret: introduksjon av nyansatte. Det lange svaret tar litt lenger tid å svare på, men det har med alle oppgaver og prosesser som har med oppstart av nyansatte å gjøre. Oppsummert så er det alt fra å åpne kontoer, handle inn utstyr, skriving av arbeidskontrakt, sosiale ting som å få hilse på de nye kollegaene, osv. 

(For et lite dypdykk i arbeidskontrakter kan du lese her: Alt en leder trenger for bedre arbeidsavtaler )

Vi skal ikke diskutere hva som er god og dårlig onboarding. Det er jo tross alt helt forskjellig fra bedrift til bedrift. Det viktigste er at du får de nyansatte til å føle seg velkomne og at de får det de trenger for å kunne gjøre jobben - både det som hører til ytelsesmessige og det sosiale aspektet.

Vi skal ikke skryte på oss at vi kan alt om on- og offboarding selv, men vi kan gode verktøy og samarbeider med folk som er skikkelig gode på det. 

Dette var jo litt kort om hva onboarding er, men om du vil lese litt mer kan du lese denne artikkelen om hva onboarding er:  Hva er onboarding egentlig?

Gratis Webinar | HR-huset & Huma diskuterer god onboarding

De fire fasene i onboardingprosesssen

Det er ganske vanlig å dele opp onboardingprosessen i fire faser. La oss ta en titt på dem:

1. Preboarding

Dette er alt som skjer fra når kandidaten får jobbtilbudet og frem til første dag. Hold kontakten, pass på at den nye er klar og gleder seg og gi litt informasjon om hva hun eller han kan vente seg ved oppstart. 

2. Velkommen hit! 

Nå har vi kommet til den nyansattes første dag. Sannsynligheten for at den nye kollegaen din ikke kjenner kollegaer og prosesser er stor, så det kan være lurt å holde den første dagen litt enkel. Gi den nyansatte et innblikk i bedriftskulturen og la dem bli kjent med teamet. Dere kan også ta en prat om arbeidsavtalen og alt praktisk rundt forsikringer, ferie, arbeidstid og alt rundt det. 

3. Opplæring

Noen stillinger trenger stillingsspesifikk opplæring. Det kan sies å være det viktigste steget i onboardingen, for det er her den nyansatte lærer hva som kreves for å være vellykket i den nye jobben. Mangel på formell opplæring kan føre til mistrivsel og i verste fall at den nye kollegaen din slutter kort tid etter han eller hun har begynt. 

4. Fra nyansatt til fast kollega

Nå er tiden inne for at den nye kollegaen din skal gå fra å føle seg som nyansatt til å føle seg som et fast inventar på jobb. Det kan være lurt å holde uformelle statusmøter for å høre hvordan den nyansatte tilpasser seg på kontoret og om hun eller han trives. Å fange opp mistrivsel tidlig kan gjøre så du identifiserer problemer eller utfordringer sånn at du kan starte tiltak for å øke trivsel og unngå at noen sier opp tidlig. 

Det koster å ansette, så pass på å få en god start! 

Når vi ser på hvor mye onboarding kan koste er det klart at man bør ta det på alvor. Avhengig av stilling så kan det koste halvannen årslønn og helt opp til fire hele årslønner. Så ja, dette er dyrt, og derfor er det desto viktigere å få det til på en smertefri måte. Igjen, du vil ikke miste den du har ansatt akkurat for stillingen, og du vil heller ikke la kostnadene gå til spille.

For mer om kostnadene ved en dårlig onboarding og hvordan du kan gjøre den god: Hva er egentlig en god onboarding? Vi viser deg hvordan!

Tre kjappe tips

1. Ta onboarding på alvor

Som vi nevnte tidligere så er onboarding dyrt og sannsynligheten for at en nyansatt fortsetter øker mye om onboardingen er god. La oss lage et lite regnestykke sånn at dere kan regne ut hvor mye mislykket onboarding kan koste dere: rekrutteringskostnader + onboardingskostnader + turnoverkostnader som kommer ved å feile på de to første leddene. 

Det blir ganske dyrt og kan sees på som en skikkelig dårlig investering. Tanken bak investeringen var selvfølgelig god, det er ikke alltid tanken som teller. 

2. Den magiske preboardingsfasen

Dette er steget mellom jobbtilbudet og starten. Søkeren er veldig gira på å få tilbudet, og vi vil sørge for at den iveren ikke avtar før start. Da kan det være lurt å holde kontakten frem til start. Utvikle vennskapet/relasjonen til den nye ved å for eksempel dele litt informasjon om onboardingstiden, inviter til lunsj for å møte de nye kollegaene, og kanskje del litt ikke-konfidensiell informasjon sånn at den nye er forberedt på prosesser og rutiner. 

3. Skaff deg et verktøy

Sikre en konsekvent onboardingsprosess ved å ha et verktøy der du kan ha maler som sikrer smidige operasjoner og som sparer deg tid. Humas onboardingmodul er et godt tips. Du kan lese mer om den her: Verdien ligger i en sømløs start.

Om du vil dykke litt dypere inn i de tre tipsene kan du lese denne artikkelen: Tre tips til å lykkes med onboarding av nyansatte.

Disse tipsene er kjekke å ha, men alene så er de ikke nøkkelen til god onboarding. Bli med videre for å vite mer om hvordan og hvorfor man skal gjøre god onboarding. 

 

Konsekvensene av dårlig onboarding

La oss starte med en kjapp historie fra det virkelige arbeidslivet. Vår venn Philip fikk ny jobb og møtte opp til avtalt dato og tid. Det var en fredag. Da han kom til kontoret så lederen hans veldig forvirret ut, og sier: “åja, du kom i dag, du?” Allerede der legges grunnlaget for en dårlig start. Lederen fortsatte: “i dag er jo fredag. Det er vel kanskje bedre om du kommer tilbake på mandag?” Philip kunne ikke annet enn å forlate kontoret med lua i hånda og en vond klump i magen.  

Vi nevnte tidligere at 69% av ansatte mener det er mer sannsynlig at de vil fortsette i en ny jobb om de opplever god onboarding. Det vi ikke nevnte er at retention (å beholde de ansatte) vil øke med 82% når bedriften holder en god onboarding. God onboarding fører også til 70% økning i produktivitet hos de nyansatte. 

I en undersøkelse utført av Forbes kommer det frem at veldig mange oppgir dårlig som hovedgrunn til å si opp jobben - også flere år etter de startet der. Det sier at onboardingen kan sette spor hos ansatte i lang tid.

Onboarding som et ledd i kulturbygging

Å bygge kultur er ikke en enkel og kortvarig oppgave. Den må bygges over tid og må plantes inn i bedriftens kollektive “tankesett.” Det er selvsagt vanskelig for nyansatte å kjenne til bedriftskulturen når de begynner i den nye jobben sin, men det trenger jo egentlig ikke å være sånn. Man kan og bør la de nye folka få et innblikk i kulturen i onboardingen. Ja, man bør faktisk starte med det allerede i preboardingsfasen. Det kan gi store fordeler for både bedriften og den som skal starte i ny jobb. 

Det kan gi en trygghet til den som skal tre inn i den nye stillingen da de vet litt mer om hva de kommer til og hvordan de skal te seg - eller rettere sagt hvordan de enklest kan skli inn i det sosiale på arbeidsplassen. 

For bedriftens del så kan det bidra til mindre aktivt arbeid med bedriftskulturen da alle de nyansatte har mest mulig innsikt i bedriftskulturen. Når noe printes inn fra start er det jo så klart lettere å holde ved like.

Om du vil lese mer om kulturbygging kan du trykke deg inn her: Bruk en moderne forretningsstruktur for å bygge god kultur.

Book a demo jpg

 

Forskjellig onboarding for forskjellige typer stillinger

Ulike stillinger har ulike prosesser for oppstart. Noen krever innkjøp av verktøy, mens andre krever kanskje bare en ordentlig introduksjon til teamet. Uansett hvor stor onboardingsprosessen er så er det viktig at det skjer så smidig som mulig. Da hjelper det mye med standardiserte løsninger for hver enkelt type jobb. 

La oss se for oss et elektrikerfirma som skal ansette to nye. En montør og en økonomiansvarlig. En trenger kontorplass og alt som hører til der, en gjennomgang i bedriftens økonomi og prosesser, osv. Den andre trenger trenger verktøy, arbeidsklær introduksjon til teamet sitt og kanskje noe opplæring. Da er det klart at onboardingen ikke vil foregå likt. Da er det veldig viktig med gode rutiner for å sørge for at begge to får den velkomsten de trenger og fortjener. Det blir mye mer lettvint med faste sjekklister og rutiner. Når man bruker faste sjekklister og rutiner er det også mye lettere å se hva som funker og ikke, og trender som går igjen, sånn at man stadig kan forbedre onboardingsprosessene. 

Noen ganger har man ansettelser som starter uten at man får møte hverandre fysisk. Vi har samlet noen tanker om god remote onboarding i denne artikkelen: Tips til god remote onboarding.

Ikke glem noe! 

Det er mye å huske på i en onboardingsprosess og lett å glemme et og annet. Gjør det nærmest umulig å glemme viktige steg. Jobb med enkle sjekklister, gjerne satt opp i kronologisk rekkefølge. Vi skal ikke lage en liste for deg, for den som er relevant for oss trenger ikke å være riktig for deg. Forskjellige stillinger krever jo som sagt forskjellig onboarding, så kanskje du trenger flere sjekklister der du jobber? Men la oss liste opp et lite utvalg forslag: 

☑️ Send en mail eller ring din nye kollega 

Ta en telefon eller send en mail allerede før den nyansatte begynner. Sjekk at alt står bra til og at de er klare for å starte. 

☑️ Si ifra til de andre folka

Forbered de andre på jobb på at de skal få en ny kollega og når den begynner. Da vil det bli mye hyggeligere å møte opp til jobb den første dagen. 

☑️ Åpne kontoer og del ikke-konfidensiell informasjon

Gi den nye kollegaen et innblikk i bedriften allerede før første arbeidsdag. La hun eller han ta en titt rundt på prosjekter og prosesser. Sånn for den nyansatte eierskap til arbeidsplassen allerede før start. 

☑️ Velkomstpakke

En liten velkomstpakke gjør første dag mye koseligere. Den kan for eksempel inneholde firma-klær, en blomst, kopp, flaske eller hva enn dere kan tenke passer eller er morsomt. 

☑️ Introduksjon til mentor/fadder

I noen tilfeller kan det være fint å ha en mentor/fadder for nyansatte, spesielt om det er nyutdannede. Da blir det lettere å komme ordentlig inn i bedriften og føles mye tryggere. 

Dette er bare noen forslag og det er langt ifra nok. Det er ikke engang sikkert alle disse er relevante for dere. Kun dere vet hva dere trenger og derfor må dere lage deres egne sjekklister - i flertall! 

Sjekklister er ikke bare forbeholdt onboarding. De er også veldig kjekke å ha ved den vel så viktige offboardingen. Prosessen er stort sett den samme, bare snudd den andre veien. 

For å hjelpe deg å ikke glemme noe, har vi skrevet noen sjekklister som du kan bruke: Sjekkliste for onboarding – Hvordan ta imot nyansatte.

En fot innafor døra

Når noen trer inn i en stilling er sjansen stor for at noen sluttet i den samme stillingen først. Det er kanskje ikke like selvsagt, men en god offboarding er vel så viktig som en god onboarding. Offboarding er kort sagt onboarding snudd på hode. Mange av prosessene ved onboarding er også gjeldende for offboarding, bortsett fra at de går den andre veien. Men hvorfor er en god offboarding så viktig? Den det gjelder skal jo slutte uansett? Joa, men dere har sannsynligvis hatt et godt forhold og dere vil vel ikke brenne broer og muligens såre følelser. 

Det er jo en del ting som må ordnes ved avslutningen, både praktiske oppgaver og sosiale aktiviteter. Er nyheten spredd i bedriften sånn at folk er forberedt? Er utstyr innlevert og kontoer stengt? Er en hyggelig avslutningslunsj arrangert? Alt er viktig. Kostnader blir spart når det praktiske gjøres riktig og effektivt, og det sosiale får den avtroppende kollegaen til å føle seg bra og velkommen tilbake - for gode medarbeidere bør alltid ha en fot innafor døra. 

Les mer om hvordan å få til en god offboarding her: Få til god offboarding av ansatte! Ikke gå glipp av mulighetene som ligger i en god avslutning!

Kort sagt: det ikke å være så vanskelig

Du har lest helt hit og er kanskje en av oss som synes onboarding og offboarding kan være litt vanskelig. Heldigvis er det mye mer lettvint med gode verktøy som gir deg muligheten til å jobbe med automatiserte prosesser. 

Alle fortjener god onboarding, og det trenger ikke å være vanskelig. Jobb med et verktøy som lar deg legge inn faste prosesser og sjekklister, og hvor du enkelt kan endre det som kanskje ikke funker.

Om du vil vite mer om god onboarding, kan du se webinaret når du vil. Vi holdt det sammen med ekspertene i HR-huset der vi blant annet snakket om verdien av god onboarding: Det er ikke vanskelig å få til god onboarding, vi viser deg hvordan i vårt webinar om tema!

New call-to-action

Uttrykk og forklaringer i Humas ordbok: 

Onboarding

Kilder:

https://www.zoho.com/people/hrknowledgehive/What-are-the-four-phases-of-onboarding.html 

Relaterte innlegg