“Medarbeidersamtale - ååh disse medarbeidersamtalene som kommer med jevne mellomrom. Ikke er det særlig lystbetont eller motiverende. For i disse medarbeidersamtalene snakkes det ofte om høythengende temaer og selskapsmål jeg som ansatt ikke har noe forhold til. Ting oppleves veldig fjernt fra det vi holder på med til daglig. Samtalene blir sjeldent fulgt opp og det vi snakka om blir glemt.” Dette er noe vi har hørt fra flere av de vi har snakket med.
Målet for bedriften er å: Se til alle i hele selskapet er på linje og jobber mot samme mål. Følge opp, beholde, utvikle, evaluere og motivere dine ansatte.
Dette har vi lyst å gjøre noe med. Vi har lyst å bygge verktøy som gjør det lettere for deg å nå målet ditt. Og målet ditt er også kjernen av hva Huma skal være. Vi ønsker at alle skal bruke mer tid på det som betyr noe og mindre tid på det som ikke betyr noe.
For samtalen mellom leder og medarbeider kan være en veldig fin ting. Det kan skapes noe veldig fint ut av disse samtalene om det gjøres på riktig måte. Både for selskapet som helhet, for lederen og for meg som ansatt.
For meg som ansatt kan det bli en arena hvor jeg kan få avklart hva som forventes av meg hvordan jeg presterer i forhold til det.
- Er det ting som plager meg?
- Er det noe som er i veien som gjør at jeg ikke får prestert på den måten jeg selv ønsker?
- Driver jeg på i det berømte hamsterhjulet og løper med ting som ikke motiverer meg?
- Hvordan kan jeg utvikles som menneske?
- Hvordan kan jeg utvikles faglig?
Så hvordan kan vi sørge for at alle får så mye ut av samtalene som mulig? Her er noen tips vi har samlet:
Før samtalen
Jo mer forberedt du som leder er, desto bedre er det. I denne fasen handler det om å hente inn feedback fra teammedlemmer medarbeideren har jobbet tett. Forbered hva dere skal snakke om gjennom å sette opp en agenda/dagsorden - noen samtalepunkter som kan deles med den ansatte. Dette er viktig. Medarbeideren må få lov til å forberede seg til samtalen sånn at samtalen blir så relevant og effektiv som overhode mulig. Medarbeideren må kunne gi innspill til hva dere skal snakke og agendaen bør bli tilgjengelig for både leder og medarbeider før møte starter.
I Huma har vi laget en rekke samtalemaler som du kan begynne med. Du kan jo også bygge dine egne. Møtene kan forberedes av deg som leder. Deles med de ansatte. Ansatte kan før samtalen, gi innspill til agendaen og enkelt legge til det de har lyst å snakke om.
Fra et HR-perspektiv kan det være enormt mye tid som går til planlegging og administrasjon når dere skal kjøre medarbeidersamtaler. Spesielt den dype “årlige” samtalen. Delegering av ansvar til mellomledere, sørge for at alle vet hva toppledelsen vil at man skal ta opp krever mye administrasjon.
I Huma vil ledere, helt på toppnivå, eller mellomledere kunne gjøre denne jobben på noen få sekunder.
- Planlegg og sette opp forslag til agenda for alle møtene.
- Velge hvem som skal være en del av denne møterunden og hvem som skal være ansvarlig for de ulike enkelte møtene.
- Sett en frist for når alle møtene skal være fullført
Du som setter opp møterunden vil ha full oversikt over status for de ulike møtene og hver enkelt mellomleder har ansvar for gjennomføringen.
Under samtalen
Sørg for at samtalen blir en dialog hvor dere går igjennom agendaen dere har satt opp sammen. Ha fokus på medarbeideren. Begynn med positive tilbakemeldinger og feedback fra de som har jobbet tettest på. La det bli en samtale. Ta noen raske notater og hvis det er konkrete oppgaver eller ting som må følges opp, så sørg for å dokumentere det.
I Huma vil du under hvert punkt i agendaen kunne plotte ned notatene. Du kan også lage oppfølgingsoppgaver direkte i møtet sammen med notatene. Enten det er konkrete ting som skal gjøres, mål som må oppnås eller andre ting. Oppgavene kan tildeles både medarbeideren, lederen eller andre.
Eksempel: Det kommer opp i samtalen at medarbeideren har problem med ryggen. En oppgave kan da enkelt opprettes direkte og administrasjon får beskjed om å bestille en ny hev/senk- pult til medarbeideren.
Etter samtalen
Etter samtalen må dere enkelt kunne finne tilbake til det dere snakket om. Og hvis dere var enige om noe konkret som skulle gjøres i etterkant så må jo det følges opp.
Når samtalen er ferdig kan du i Huma se over og renskrive notatene. Når du er klar ferdigstiller du bare møtet og møtenotatene blir tilgjengelig for medarbeideren. Oppgavene som ble opprettet ligger i møtet, men alle som har blitt tildelt ansvar har blitt varslet og systemet sørger for at de blir gjort.
Dere kan til enhver tid gå tilbake se hva dere snakket om og se status for de ulike konkrete oppgavene. På denne måten blir samtalen et aktivt dokument som lever videre etter samtalen - og ikke bare en lapp som blir gjemt og glemt i en skuff.
Utvikling av ansatte er en veldig viktig del av Huma og møtemodulen er bare begynnelsen av en rekke med moduler og verktøy vi drømmer om å lage. Har du innspill eller tanker om forbedringer så vil vi mer enn gjerne høre fra deg! Og for å nevne det - Det er ikke bare medarbeidersamtalen møteverktøyet i Huma kan brukes til. Dere kan bruke den til å effektivisere og dokumentere mange andre viktige møter. Her er en rekke med eksempler:
-
- Lønnssamtaler
- 1 til 1
- Performance reviews
- Evaluering av pre- og onboarding (ved nyansettelse)
- Exit-interview (når folk slutter)
- Raske check-in’s
- Oppfølgingsplan ved sykemelding
- Kartlegging av mål og utvikling
- Melde avvik og avviksrapportering
- Medarbeidersamtalene - den årlige, halvårspraten, hvert kvartal eller oftere…
