Medarbeidersamtaler for dine ansatte
Det er lett å nedprioritere medarbeidersamtaler og tenke at de koster mer enn de smaker. Det må man på ingen måte gjøre! Medarbeidersamtaler kan være noe av det viktigste du gjør for å følge arbeidsplassens mål og sikre en god arbeidskultur. For at du skal få det du vil ut av samtalene er det noen ting du bør huske på. Vi tar en titt på det du aldri må glemme.
Kom med en klar plan
Det er mye å huske på når det kommer til medarbeidersamtaler, og ja, det er en del arbeid knyttet til dem, men ikke la det være en festbrems. Samtalene skal jo være noe hyggelig som hjelper bedriften å komme på rett kjøl. Det trenger heller ikke å ta opp flere ukeverk av timeplanen din, selv om du er leder for mange mennesker (men det kommer vi tilbake til senere).
“...se på det som en aktivitet, ikke en bare enda en arbeidsoppgave”
Før selve samtalen gjør du lurt i å forberede deg og hver enkelt medarbeider for samtalen. For medarbeidersamtalene er mer enn selve samtalen. Det er også noen ting som som bør gjøres før og etter samtalen, men se på det som en aktivitet, ikke bare en arbeidsoppgave til.
Så la oss starte med det som skjer før møtet. Send dem gjerne et dokument med noen spørsmål om dem selv, arbeidet og deg som leder. La dem også ha en åpen plass der de kan skrive ned noen tanker som de har lyst til å ta opp med deg. Du fyller også ut et tilsvarende dokument. Da får dere et bedre diskusjonsgrunnlag og du ser til at ingenting blir glemt.
Vi har laget malene som har gjort en del av jobben for deg.
Tips til selve samtalen
Det finnes ingen fasit på hvordan eller hvor ofte man skal gjennomføre medarbeidersamtaler, men det kan være greit å ha noen tanker om hvordan dere tenker det er best for deres bedrift. Vi har noen tips, men vi vil ikke si dere hvordan dere skal gjøre det. Først og fremst så er vi tilhengere av å ha flere medarbeidersamtaler gjennom året, gjerne en gang hvert kvartal. Én lang og grundig samtale er ikke nødvendigvis det mest effektive. Flere korte (og til dels uformelle), derimot, kan være lurt og effektfullt. Daglig leder i HR Norge, Even Bolstad sier:
“Blir det sjeldnere enn en gang i halvåret, blir det fort et ritual som ikke gir så mye tilbake.”
De lange, årlige samtalene kan fort bli preget av å være skjemadrevet. At man må tråle seg gjennom alt som har skjedd gjennom året eller som står på agendaen. Det gir ikke store muligheter for en åpen og ærlig samtale. Det er enkelt og greit fordi noen saker krever litt mer oppmerksomhet enn andre. En alvorlig bekymring trenger jo gjerne litt mer tid enn det som er mer eller mindre bagateller. Vi synes fortsatt det er lurt å ta en større medarbeidersamtale, men ikke la den blir et altoppslukende, sort hull som tar for seg alt. Hold det heller til de viktigste sakene, som for eksempel en ordentlig evaluering av leder og medarbeider.
Men hva kan man si i en medarbeidersamtale, og hva kan man forvente at de ansatte sier. Det er viktig å huske på at dette er en evaluering av ansatte og leder på en arbeidsplass, og ikke en prat mellom to nære venner. Derfor skal det også handle om hvordan det går på jobb, og minst mulig om privatliv med mindre det påvirker jobben. Det skal sies at det ikke bare er feil å snakke om privatsaker i medarbeidersamtalen, men da er det viktig at både du og den ansatte evaluerer forholdet dere imellom. Er dere gode venner eller er det et helt og holdent profesjonelt forhold? Om dere har et personlig og vennskapelig forhold kan det være greit å snakke om det som er vanskelig også utenfor jobb. Det kan jo fort påvirke hvordan man presterer på jobb.
Lag en plan for oppfølging
Når møtet er over har du og dine ansatte blitt enige om noe. Den ansatte har lagt frem noen tanker om deg og seg selv, og det har du også gjort. Nå er det deres jobb å sammen passe på at dere tar tak i de tiltakene dere har blitt enige om. Men hvordan får dere undersøkt det da? Tilbake til de korte, uformelle samtalene. Her går dere gjennom de tingene dere ble enige om i “hovedmedarbeidersamtalen”.
Om dere har brukt maler har dere kanskje noen gode notater eller kanskje et referat. Gå inn i dem og se på hva dere ble enige om. Dere går gjennom målsettingene som dere sammen har satt dere. Har det skjedd en bedring eller er alt som det var før? Om dere har disse notatene eller referatet så finnes det ikke rom for forvirring. Det er helt klare og tydelige målsettinger. Det står der svart på hvitt, og dere ble enige om det.
Husk at samtalen skal ha effekt for bedriften
For å oppsummere så er det ingen fasit på hvordan du gjennomfører medarbeidersamtaler. Dere må selv vurdere hva som er best for dere, men det er noen ting vi kan gi tips om. Ha flere medarbeidersamtaler gjennom året, gjerne hvert kvartal, gjerne hver måned.
Medarbeidersamtaler er jo som kjent noe som har med jobben å gjøre, og derfor skal man helst la den være forbeholdt arbeidsrelaterte saker. Men om du og den ansatte har et veldig tett forhold, også utenfor kontoret, er det litt mer åpent å ta opp privatsaker om medarbeideren vil det og det påvirker jobben.
En siste ting før vi runder av. Husk at medarbeidersamtalene skal ha en effekt på bedriften deres. Den skal hjelpe dere å gå i riktig retning og følge målsettingene dere har satt - så se på det som en aktivitet, ikke enda en arbeidsoppgave.
