5 tegn på at bedriften din trenger et HR-system

Det er ikke alltid helt selvsagt når man trenger et digitalt HR-system, men det kan være mer hjelp enn du tror! Her er 5 tegn på at bedriften din trenger et HR-system!

1. Du leter etter personalinformasjon i vanskelige systemer

Det er en hel del informasjon som følger med det å ha ansatte. Hver enkelt ansatt har en rekke formelle dokumenter knyttet til sin ansettelse, og i tillegg kommer løpende informasjon om for eksempel sykefravær, medarbeidersamtaler, lønnsutvikling og personlig informasjon som adresser og kontonummer. 

Det tar altså ikke spesielt lang tid før exceldokumenter blir komplekse og vanskelige å navigere i. Helt i starten av en bedrifts liv er man kanskje bare noen få ansatte, og man greier kanskje å ha noenlunde oversikt over informasjonen knyttet til personalet. Men vi mener at selv oppstartsselskaper bør vurdere å benytte seg av et digitalt HR-system. Du kan lese mer om det her.

Bruk Huma gratis | Kom i gang på 6 minutter, ikke 6 måneder

 

Etterhvert som et selskap vokser, vokser også informasjonsmengden rundt personaladministrasjon. Og er det en ting de aller fleste daglige ledere kan kjenne seg igjen i der ute så er det at tid er en knapp ressurs. Da er et helt konkret tips å strukturere personalinformasjonen i et digitalt HR-system én gang. Dette gjør at alt av informasjon knyttet til de ansatte og bedriftens rutiner er lett tilgjengelig når det trengs. Ikke kast bort verdifull tid på å lete etter informasjonen i en uoversiktlig mappestruktur, eller i unødvendig komplekse regneark.

Zen

2. Du gjør de samme oppgavene igjen og igjen

Det er en del av personalinformasjonen som er i bevegelse kontinuerlig. For eksempel hvilken bostedsadresse de ansatte har, hvilke kontonummer lønnen skal utbetales til, og kanskje minst stillesittende av alle er informasjon om fri og fravær. Registrering av feriesøknader, egenmeldingsdager og sykemeldinger blir fort mye å sortere for ett enkelt individ. Dersom du tar deg selv i å gjøre den samme jobben på nytt og på nytt med å registrere fravær på vegne av dine ansatte, er det kanskje på tide å vurdere å la de ansatte ta seg av dette selv?

Ved å slippe de ansatte inn i registreringen av fravær, kan en ansatt sende søknad om ferie, registrere egenmeldinger og se en saldo over hvor mange dager som er brukt og ikke. Da blir jobben mye enklere for en leder som kan godkjenne søknader rett fra mobilen, og historikken er alltid oppdatert. Slik kan du unngå å gjøre den samme oppgaven igjen og igjen.

 

3. Du jobber som en datamaskin

Det er mange ting datamaskiner er skikkelig dårlige til. Som for eksempel å få de ansatte til å føle seg sett og verdsatt, å gjennomføre gode samtaler som gjør at både bedriften og ansatte når de målene dere har satt dere, og at ansatte føler seg motiverte til jobben dere skal gjennomføre. Alt dette er det mye bedre at gjøres av et menneske. 

Det som datamaskiner er helt overlegne på, er å håndtere konkret informasjon på en nøyaktig og effektiv måte. Da er det rart at så mange ledere bruker så mye tid på å jobbe som en datamaskin. At en person har som arbeidsoppgave å hente informasjon fra ett system for å lime det inn i et annet er ikke uvanlig i dag, men det burde det være. Ta rekruttering som et eksempel. En bedrift bruker kanskje et rekrutteringsverktøy der kandidatene blir bedt om å oppgi en del informasjon om seg selv. Etter at kandidaten har fått jobben må denne informasjonen inn i personalmappen til den nyansatte. Med en god digital løsning for dette unngår man at et menneske må være bindeleddet mellom disse ulike systemene. 

Da konsulentselskapet Appear skulle i gang med en storstilt rekruttering var akkurat dette viktig for dem. De måtte bli “superproffe” på rekruttering og kunne ikke bruke tid på å kopiere og lime inn informasjon om de nyansatte. De valgte en løsning der de brukte Teamtailor til rekruttering og Huma som HR-system. Grunnen til det, var at integrasjonen mellom systemene gjør dataflyten sømløs. Du kan lese hele saken om hvordan Appear brukte smarte systemer da de skulle snu hele selskapet opp ned her.

Ikke bruk tid på å jobbe som en datamaskin, vi er kommet langt nok i teknologiutviklingen til at det kan løses mye smartere.

 

 

4. Medarbeidersamtaler blir symbolske handlinger

Medarbeidersamtalen kan være det bankende hjerte i en bedriftskultur. Dette kan være samtalen der ledere får sann innsikt i hva som rører seg blant de ansatte på en arbeidsplass. For den ansatte kan denne samtalen være avgjørende for motivasjon, engasjement, og i ytterste konsekvens kan samtalen være avgjørende for hvorvidt man sier opp eller fortsetter i jobben. Det som er viktig for både den ansatte og bedriften i en slik samtale er at den gir verdi. Den ansatte har ikke behov for en symbolsk samtale fra bedriften der innholdet ikke blir fulgt opp. Bedriften har behov for at samtalen kommer ned til sannheten om hva som foregår i hodet til den ansatte. Dersom begge parter blir enige om agenda på forhånd og møter opp forberedt på hva som skal prates om ligger mye til rette for at samtalen blir verdifull for begge.

Her kan du lese mer om hvordan vi mener man får maksimal verdi ut av medarbeidersamtalene, hva som bør forberedes, hvordan samtalen bør foregå, og hva man skal gjøre i etterkant.

 

5. Det blir stress å ta imot nye ansatte

Når man skal ønske velkommen til en nyansatt er det mildt sagt mye å huske på, og vi lover deg at om du glemmer viktige ting så vil resultatet være deretter. Derfor kan det være lurt å jobbe med gode onboardings-maler eller sjekklister. Sjekklister som hører til forskjellige stillinger, for én stilling krever andre onboardingsoppgaver enn en annen stilling. Forenkle prosesser ved å sette opp onboardingsløpene én gang og bruk dem igjen og igjen. Det vil spare deg tid, og ikke minst penger. Vi liker å dele opp onboardingsprosessen i fire faser - preboarding, første dag, de første månedene og det første året. For å gjøre det enda enklere for deg har vi også delt opp listen i de forskjellige fasene. Da skal det godt gjøres å glemme noe viktig. 

Dette er et godt eksempel på hvordan det å ha et solid digitalt HR-system kan hjelpe deg å fokusere på det viktigste i oppstarten med en ny kollega. Denne første perioden er utrolig viktig, og den setter preg på hele arbeidsforholdet i tiden etterpå. Pass på at du har et system som hjelper deg å være god på de viktige tingene. Vi har en haug med tanker og meninger om hvordan en god onboarding skal gjøres, og du kan lese mer om det her.

Dersom du merker at det er stress å ta imot nyansatte, og du er redd for å glemme viktige ting i den første fasen, så kan det være lurt å ha et system for å hjelpe deg underveis.

 

 

New call-to-action

Relaterte innlegg