Tech tips for en mer effektiv arbeidsdag!
Et godt utgangspunkt er å slutte å tenke negativt om at “jeg må slutte å gjøre sånn og sånn”, men heller snu perspektivet til at “jeg må gjøre mer av dette”. Da faller ofte de dårlige vanene bort lettere. I denne artikkelen samler vi noen techtips til å få en mer effektiv arbeidsdag.
1. Lag lister for hver dag
Den første er helt konkret. Lag en ny liste hver eneste dag, der du skiver ut de oppgavene du skal løse. Det finnes flere apper du kan bruke til dette, for eksempel Notater (iPhone/Mac), Todoist, Evernote, Microsoft To Do. Huma har også en oppgavemodul. Felles for disse appene er at du kan lage deg en konkret liste med punkter som er overkommelige i løpet av en dag. En fordel kan også være å sette opp listen slik at du kan krysse ut oppgaver som er løst etterhvert som du får ting gjort. Det er ikke bare uendelig tilfredstillende å få krysse ut et punkt fra en liste, det hjelper også hjernen din med å legge bort oppgaver som er ferdige og fokusere på neste oppgave. Dette kan selvfølgelig løses akkurat like enkelt med penn og papir, men noen ganger trenger du kanskje å bruke listen i arbeidet, og da kan det være en fordel med en digital liste.
2. Del store oppgaver opp i veldig små oppgaver
Det er begrenset hvor store oppgaver vi klarer å forholde oss til uten å bli motløse. Det kan altså være en fordel å dele opp større oppgaver i spiselige biter. Et verktøy som kan gjøre dette enkelt er for eksempel Trello. I Trello kan du sette opp større prosesser og lage en flyt for hvilke stadier ulike oppgaver skal gjennom. De konkrete oppgavene struktureres i ulike “kort”. Disse kortene kan inneholde all den informasjonen du trenger for å få en oppgave utført (huskelister, referanser, bilder, film, tekst). Etterhvert som du løser de enkelte oppgavene (eller kortene), kan du flytte de ulike kortene avgårde i flyten du har satt opp. Dette gjør det enkelt å få oversikt over større prosjekter som har mange detaljerte oppgaver. Verktøyet er veldig visuelt og intuitivt utviklet, det gjør det enkelt å bruke. Trello er også en glimrende måte for flere personer å jobbe sammen på større prosjekter!
Les også: Dette er typiske HR-oppgaver
3. Bruk “Ikke forstyrr” aktivt
Fokus er en nøkkel når man skal jobbe effektivt. Forstyrrelser er det motsatte av fokus. Livet inneholder selvfølgelig en hel del forstyrrelser, og det kan vi prøve å demme opp litt med teknologi. De fleste telefoner og datamaskiner er i dag utstyrt med “ikke forstyrr” modus. Bruk dette aktivt i arbeidsdagen din. Modusen vil pause varslinger og avbrytelser til tiden du har satt løper ut. Det tar ofte 20-30 minutter å få hjernen til å gå i “fokus-modus”. Det tar bare et øyeblikk for den å hoppe ut igjen til vanlig modus. En liten varsling om at Kardashianfamilien har funnet på noe sprell, kan lett sende hjernen avgårde bort fra det du egentlig skulle gjøre.
4. Jobb med stoppeklokke
Noen vil syns at dette trikset er å dra strikken litt langt, men det kan være verdt å prøve uansett. Bruk stoppeklokken på telefonen din til å sette opp en arbeidsøkt. Du kan for eksempel si at du skal jobbe konsentrert med en oppgave i 45 minutter. Da passer du på at du har fylt opp kaffekoppen og vært på do i forkant, for når du starter klokken er det ingen avbrudd. Sett en nedtelling som sier ifra etter 45 minutter. I denne arbeidsperioden er du ganske streng med hjernen din, ikke la den vandre, men minn deg selv på at det er en pause i andre enden av arbeidsøkten. Du trenger da ikke å sjekke telefonen underveis, fordi du får jo beskjed når økten er over. Etterhvert som du bruker denne måten å jobbe på vil det bli lettere å bytte modus fra jobb til pause, og hjernen har en tendens til å spille litt mer på lag hvis den vet at den får en pause om litt.
5. Hodetelefoner med støyreduksjon
Å bruke litt penger på hodetelefoner med god støydemping kan være en svært god investering. Spesielt dersom du jobber i åpent kontorlandskap er det viktig å ta sin egen konsentrasjon på alvor. Småprating fra kolleger rundt ørene dine er utrolig vanskelig å blokke ut med ren vilje. Plutselig sier en kollega noe som gjør at hjernen din hopper over i det sporet i stedet. Et headset som reduserer støyen rundt deg kan ikke gjøre deg mer konsentrert, men det hjelpe litt på å redusere antallet forstyrrelser som slipper inn til hjernen din. Både Bose, Sony, Bang & Olufsen og Bower & Wilkins har flere støydempende headset som er knallbra. Apple sine AirPods Pro er også gode alternativer.
