Mitä perehdytys siis on?
Perehdytys on niin laaja aihe, ettei kaikkea siihen liittyvää voi käydä läpi yhdessä blogikirjoituksessa – mutta se ei ole tarkoituskaan. Haluamme tässä tarjota paremman käsityksen aiheesta ja käydä läpi tärkeimmät seikat, joiden avulla voit tarjota hyvän perehdytyksen uusille työntekijöille.
Aloitetaanpa perehdytyksen tarkoituksesta. Yksinkertaistettuna voidaan sanoa, että perehdytyksen tarkoitus on tarjota uusille työntekijöille hyvä alku työssään. Tuo kuvaus pitää sinänsä paikkansa, mutta on aivan liian suppea. Hyvä alku on nimittäin vain yksi osa-alue. Henkilöstön vaihtuvuus on toinen, ja se tulee pyrkiä minimoimaan. Palkkaat uuden työntekijän siksi, että hän on hakijoiden joukosta sopivin tehtävään. Et siis halua menettää tätä työntekijää ennen kuin hän on edes kunnolla päässyt sisään yritykseen. Siinä tuhlaantuu aikaa ja rahaa, etkä saa rekrytoinnista irti sitä mitä oli tarkoitus.
Palatkaamme siis hyvän alun tarjoamiseen uudelle työntekijälle. Alku luo perustan koko työsuhteelle. Siksi on tärkeää, että uusi työntekijä pääsee heti hyvin sisään yritykseen niin ammatillisella kuin sosiaalisellakin tasolla. Jos tämä tehdään oikein, uusi työntekijä kokee tehneensä oikean valinnan vaihtaessaan työpaikkaa.
Perehdytyksen tarkoitus on siis:
- vähentää henkilöstön vaihtuvuutta
- varmistaa tuottavuus nopeasti ja lisätä sitä entisestään
- vähentää rekrytoinnin ja hallinnon kustannuksia
- auttaa uutta työntekijää omaksumaan yrityksen visio ja tavoitteet
- varmistaa, että uusi työntekijä kokee tehneensä oikean valinnan vaihtaessaan työpaikkaa.
Perehdytyksen neljä vaihetta
Perehdytys jaetaan tavallisesti neljään vaiheeseen. Emme käsittele niitä syvällisemmin, mutta käydään ne tässä läpi nopeasti:
1. Preboarding
Toimet ennen ensimmäistä työpäivää
2. Tervetulleeksi toivottaminen
Uuden työntekijän ensimmäinen työpäivä
3. Koulutus
Uusi työntekijä on aloittanut ja opettelee talon tavoille
4. Uudesta työntekijästä vakiokalustoksi
Kollega ei enää ole uusi työntekijä, vaan kiinteä osa tiimiä.
Jos haluat lisätietoja näistä neljästä vaiheesta, voit lukea tämän.
Varmista hyvä perehdytys näiden neuvojen avulla
Onnea uuden työtoverin johdosta! Haluat tietenkin luoda hyvän suhteen uuteen kollegaan. Suhteelle tulee rakentaa perusta jo ennen kuin hän aloittaa työssään, mutta ensimmäisenä työpäivänä tapahtuu paljon, ja käytettävissä on monia hyödyllisiä menetelmiä. Kokosimme tähän muutamia vinkkejä Skillsyouneediltä.
Jo ensimmäisinä päivinä voi jutustella neutraaleista aiheista, sillä tämä lievittää uudessa työssä aloittamiseen liittyvää jännitystä. Voit käyttää huumoria, jotta saat uuden työntekijän vapautumaan ja keskusteluun tulee vapaampi sävy. On myös tärkeää osoittaa, että välität uudesta kollegastasi. Kuuntele aktiivisesti, ole empaattinen ja huomioi kehonkieli – sinun tulee olla avoin.
Kun käytät hyviä työkaluja, perehdytys on paljon helpompaa. Kokeile vaikka itse!
Perehdytyksessä on huomioitava muutkin kuin uusi työntekijä
Valmistele muut siihen, että he saavat pian uuden työtoverin. Tämä saattaa kuulostaa oudolta, mutta kun työtoverisi saavat uuden kollegan, he saattavat tuntea itsensä uhatuiksi ja pelätä, että tulokas vie heidän työnsä. Onkin tärkeää tehdä ajoissa selväksi vastaavissa tehtävissä työskenteleville, mikä uuden työtoverin vastuualue tulee olemaan.
Hyvissä ajoin tiedottaminen tarjoaa myös sen edun, että kaikki tietävät, milloin uusi työntekijä aloittaa. Näin hänet voidaan huomioida paremmin ensimmäisenä työpäivänä. Kenties muut voivat jopa valmistella hauskan pikku yllätyksen?
Mitä perehdytysprosessissa ei saisi tapahtua?
Ei ole tavatonta, että esimies huomaa tehneensä virherekrytoinnin. Uusi työntekijä ei sovikaan työhönsä niin kuin odotettiin. Mutta onko kyseessä todella virherekrytointi – vai huonosti hoidettu perehdytys?
Olemme kaikki kuulleet työntekijöistä, jotka odottivat innolla ensimmäistä työpäivää, mutta esimies unohtikin koko jutun. Ei ole erityisen mukavaa tulla töihin ensi kertaa, jos muut eivät ole valmistautuneet siihen. Tällöin uusi työntekijä taatusti tuntee olonsa epävarmaksi.
Kuten sanottua, avoimeen paikkaan valitaan se hakija, jonka katsotaan parhaiten sopivan tehtävään. Uuden työntekijän ei kuitenkaan voi odottaa tietävän kaikkea prosesseista ja työympäristöstä. Et siis voi pelkästään osoittaa hänelle työpistettä ja pyytää ryhtymään töihin. Ehdit hyvin luomaan suhteen uuteen työntekijään, joten jutustele hänen kanssaan ja käy lyhyesti läpi yrityksen käytännöt.
Älä jätä tilien ja käyttöoikeuksien luomista ensimmäiselle työpäivälle. Kaikilla tileillä ei ole luottamuksellisia tietoja, ja mitä useammat käyttöoikeudet tulokkaalla on, sitä nopeammin hän pääsee työn touhuun.
Palaute! Mielestämme se on hyödyllistä, ja sinun kannattaa ajatella samoin. Ellei perehdytykseen sisällytetä palautteenantoa, se tarkoittaa, ettei uudelta työntekijältä vaadita henkilökohtaista tai ammatillista kehittymistä. Anna uudelle työntekijälle palautetta siten, että se ei tunnu mikromanageroinnilta. Älä tyydy vain antamaan palautetta, vaan ota sitä vastaan. Rohkaise uutta työntekijää kertomaan, miten uudessa työssä sujuu ja onko jokin mennyt vastoin odotuksia. Näin voitte yhdessä löytää parhaat ratkaisut.
Jos tarkoitus on karkottaa uusi työntekijä, se on helppoa tekemällä juuri päinvastoin kuin näissä vinkeissä – mutta tämähän ei ole tarkoituksenmukaista.
Pidempi prosessi kuin luulisi
Vaikka perehdytyksen pääasiallinen tarkoitus on tarjota uudelle työntekijälle hyvä alku, perehdytys ei pääty siihen. Ensimmäiset 3–6 kuukautta ovat todella tärkeät. Jos johdat suurta yritystä, jossa on paljon työntekijöitä, voi olla hyvä valita yhdessä uuden työntekijän kanssa mentori. Tämä auttaa tulokasta pääsemään perille kaikista työhön liittyvistä asioista. On myös hyvä keskustella epämuodollisesti kahvikupposen äärellä uuden työntekijän tuntemuksista: miten hän on sopeutunut uuteen työhön ammatillisella ja sosiaalisella tasolla.
Noin vuoden kuluttua on nähtävissä, miten tulokas suoriutuu työssään ja onko hän sopeutunut hyvin. Tämä saattaa kuulostaa pitkältä ajalta, mutta suurin piirtein tuossa ajassa työssä siirrytään koulutuksesta kehittymisvaiheeseen.
Perehdytys jatkuu siis merkittävästi pidempään kuin luulisi, ja siinä on kyse paljon muustakin kuin uudessa työssä aloittamisesta. Kuten sanottua, aihe on todella laaja, ja tämä blogikirjoitus on vain pintaraapaisu. Jos haluat lisätietoja perehdytyksestä, lue lisää täällä.
