Näin onnistut perehdytyksessä:

• Mitä perehdytys on
• Neljä vaihetta
• Rekrytointi on kallista, joten varmista, että työntekijä saa hyvän alun!
• Kolme pikavinkkiä
• Huonon perehdytyksen seuraukset
• Perehdytys osana kulttuurin rakentamista
• Perehdytystyypit eri tehtäviin
• Älä unohda mitään! 
• Jalka oven välissä
• Lyhyesti: perehdytyksen ei tarvitse olla vaikeaa

Mitä on perehdytys?

On aina mukavaa saada uusi työntekijä taloon! Useimmiten hänet on palkattu juuri siksi, että hänet on katsottu sopivimmaksi tehtävään. Silloin tavoitteena on pitää hänet talossa mahdollisimman pitkään, eikö vain? 

Urbanboundin tilastojen mukaan 69 prosenttia työntekijöistä pysyy työssään, jos kokee perehdytyksen sujuneen hyvin – ja tämä tilanne on helppo saavuttaa. Perehdytyksessä luodaan perusta uuden työntekijän suhteelle työpaikkaan. Jos ensimmäinen viikko tai kuukausi sujuu hyvin, on todennäköisempää, että työntekijä viihtyy jatkossakin.

Mutta mitä perehdytys oikeastaan on? Lyhyt vastaus: johdanto uusille työntekijöille. Pidempi vastaus vie hieman enemmän aikaa, mutta kyse on kaikista niistä tehtävistä ja prosesseista, jotka tulee käydä läpi, kun uusi kollega aloittaa. Tiivistettynä kyse on siis esimerkiksi tilien avaamisesta, varusteiden antamisesta, työsopimuksen solmimisesta ja sosiaalisista seikoista, kuten uusiin työtovereihin tutustumisesta.

Emme käsittele tässä sitä, mitä täytyy tehdä ja mikä on oikein tai väärin. Se vaihtelee yrityskohtaisesti. Tärkeintä on, että uusi työntekijä tuntee itsensä tervetulleeksi ja saa kaiken tarvittavan tehtäviensä hoitamiseen. Tämä pätee itse työsuoritukseen ja varsinkin sosiaalisiin suhteisiin.

Emme väitä tietävämme kaikkea perehdytyksestä ja työsuhteen päättymisestä. Osaamme kuitenkin luoda oikeanlaisia digitaalisia työkaluja ja teemme yhteistyötä alan asiantuntijoiden kanssa.

Neljä vaihetta

Perehdytys jaetaan usein neljään vaiheeseen. Tutustutaanpa niihin:

Tämä vaihe alkaa, kun hakija saa työtarjouksen, ja se päättyy työsopimuksen allekirjoittamiseen ensimmäisenä työpäivänä. Pidä yhteyttä uuteen työntekijään ja varmista, että hän on valmis ja virittynyt aloittamaan. Anna uudelle työntekijälle mahdollisuus tutustua yrityskulttuuriin ja työtovereihin. Kerro selkeästi, mitä ensimmäisten viikkojen aikana tulee tapahtumaan. Tällöin työntekijä saa huomattavasti sujuvamman alun. 

Edessä on uuden työntekijän ensimmäinen työpäivä. Se on jännittävä ja täynnä odotuksia, joten pidä ensimmäisen päivän ohjelma melko yksinkertaisena. Anna uudelle työntekijälle aikaa sopeutua uuteen ympäristöön ja omaksua rutiinit, jotta hän tuntee olonsa kotoisaksi. Ensimmäisenä päivänä riittää sulateltavaa, ja siksi sille ei kannata suunnitella liikaa ohjelmaa.

Monet tehtävät edellyttävät tehtäväkohtaista koulutusta. Tämä on monesti perehdytyksen tärkein vaihe: siinä uusi työntekijä oppii, mitä onnistuminen uudessa työssä vaatii. Koulutuksen ja selkeyden puute voi johtaa tyytymättömyyteen, ja pahimmassa tapauksessa uusi työntekijä lopettaa heti aloitettuaan. 

Tässä vaiheessa uuden työntekijän pitäisi tuntea kuuluvansa porukkaan. Seuraa tiiviisti sitä, miten uusi työntekijä on päässyt sisään työhönsä ja miten hän viihtyy työssään kollegojensa kanssa. Kun mahdollinen tyytymättömyys havaitaan ajoissa, voit tunnistaa ongelmat ja haasteet ja ryhtyä ajoissa toimenpiteisiin niiden korjaamiseksi.

Rekrytointi on kallista, joten varmista, että työntekijä saa hyvän alun!

Kun tarkastelemme rekrytoinnin kustannuksia, on selvää, että asiaan tulee suhtautua vakavasti. Tehtävästä riippuen rekrytoinnin hinta voi olla puolentoista vuoden palkasta neljän vuoden palkkaan. Kallista puuhaa siis, ja siksi on sitäkin tärkeämpää, että perehdytys sujuu hyvin. 

Haluat paitsi uuden työntekijän viihtyvän ja tekevän tulosta, myös välttää uusintarekrytoinnin kustannuksineen. Voidaan myös pohtia, onko epäonnistuneessa rekrytoinnissa sittenkin kyse huonosta perehdytyksestä.

Kolme pikavinkkiä

Kuten aiemmin totesimme, rekrytointi on kallista. Hyvä perehdytys kasvattaa olennaisesti todennäköisyyttä sille, että työntekijä pysyy talossa. Tehdäänpä pieni laskelma, jotta näet, kuinka kalliiksi epäonnistunut perehdytys voi käydä: rekrytointikulut + perehdytyskulut + vaihtuvuuskulut, jotka aiheutuvat epäonnistumisesta kahdessa ensin mainitussa.

Tämä vaihe sijoittuu työsopimuksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän väliin. Kun uusi työntekijä on allekirjoittanut työsopimuksen, hän on täynnä innostusta ja tuskin malttaa päästä aloittamaan uudessa työssään. On suuri virhe, jos työnantajasta ei kuulu mitään preboardning-vaiheessa. Juuri tässä vaiheessa näet luomme suhteen uuteen kollegaamme. Pidä siis tiivisti yhteyttä uuteen työntekijään: kutsu hänet lounaalle tai afterwork-aktiviteetteihin ja osoita, että hänestä ollaan kiinnostuneita.

Varmista perehdytysprosessin johdonmukaisuus: hanki työkalu, jonka mallien avulla varmistat sujuvuuden ja joka säästää aikaa. Lisäksi käytettävissäsi tulee olla digitaalinen tarkistuslista, jotta voit jatkuvasti seurata perehdytystä ja jotta kaikki tulee tehdyksi. Tutustu perehdytysmoduulimme täällä.

Jos haluat tutustua tarkemmin kolmeen vinkkiin, voit klikata tätä.

Huonon perehdytyksen seuraukset

Aloittakaamme tositarinalla työelämästä. Ystävämme Philip sai uuden työpaikan ja ilmaantui paikalle sovittuna ajankohtana. Kyseessä oli perjantai. Kun Philip saapui toimistolle, esimies näytti hämmentyneeltä ja sanoi: ”Ai tulitkin sitten jo tänään?” Työsuhde sai siis huonon alun heti kättelyssä. Esimies jatkoi: ”Nythän on perjantai. Mitä jos tulisit takaisin maanantaina?” Philip lähti toimistolta pettyneenä, lähes pala kurkussa. 

Mainitsimme aiemmin, että 69 prosenttia koki uudessa työssä jatkamisen todennäköisempänä, jos perehdytys hoidettiin hyvin. Toinen asia on se, että työntekijöiden pysyvyys lisääntyy 82 prosentilla, kun yritys hoitaa perehdytyksen hyvin. Hyvä perehdytys myös lisää uusien työntekijöiden tuottavuutta 70 prosentilla.

Forbesin tekemä tutkimus osoittaa, että todella monet mainitsevat huonon perehdytyksen tärkeimmäksi syyksi työssä lopettamiselle – jopa vuosia aloittamisen jälkeen. Tämä kertoo, että perehdytys voi vaikuttaa työntekijöihin pitkällä aikavälillä.

Perehdytys osana kulttuurin rakentamista

Kulttuurin rakentaminen ei ole helppo tehtävä eikä lyhyen tähtäimen asia. Kulttuuri tulee luoda ajan mittaan ja istuttaa osaksi yrityksen yhteistä ajattelutapaa. Uudet työntekijät eivät tietenkään tunne yrityskulttuuria hyvin aloittaessaan työssään, mutta asian ei tarvitse olla niin. Työntekijöille voi ja pitääkin antaa esimakua kulttuurista jo preboarding-vaiheessa, ja tietoisuutta lisätään perehdytyksen jatkuessa. Tästä voi olla merkittävää etua sekä yritykselle että uudelle työntekijälle.

Se luo turvallisuuden tunnetta uudelle työntekijälle, ja myös sosiaalisiin kuvioihin pääsee helpommin sisään, kun yrityksen pelisäännöt tuntee.

Yrityksen osalta tämä vähentää tarvetta tehdä yrityskulttuurityötä yhtä aktiivisesti, kun uusilla työntekijöillä on jo käsitys yrityskulttuurista. Kun kaikki on itsestään selvää alusta alkaen, on helpompaa ymmärtää yrityksen kulttuuri ja mukautua siihen.

Voit lukea lisää kulttuurin rakentamisesta klikkaamalla tätä.

Eri perehdytystyypit erilaisiin tehtäviin

Eri tehtäviin liittyy erilaisia prosesseja hyvän alun saamiseksi. Toiset niistä edellyttävät työkaluhankintoja, kun taas toisiin riittää perusteellinen johdanto tiimiltä. Perehdytysprosessin laajuudesta riippumatta kaiken tulee olla mahdollisimman sujuvaa. Tässä auttaa paljon, kun jokaiseen tehtävätyyppiin on standardoidut ratkaisut ja mallit.

Ajatellaanpa, että sähköasennusliike palkkaa kaksi uutta työntekijää: sähkömiehen ja talouspäällikön. Toinen tarvitsee toimiston ja muut varusteet, ja yrityksen taloustilanne ja prosessit on käytävä läpi. 

Toinen taas tarvitsee työkaluja, työvaatteet, auton ja ehkä koulutusta. On selvää, että heidän perehdytyksensä eivät ole samanlaiset. Silloin on todella tärkeää, että yrityksellä on hyvät rutiinit: siten voidaan varmistaa, että molemmat saavat tarvitsemansa ja ansaitsemansa hyvän alun. 

Kaikki sujuu paljon mukavammin, kun käytössä on vakiintuneet tarkistuslistat ja prosessit. Niitä käytettäessä on myös paljon helpompi nähdä, mikä toimii ja mikä ei. Tällöin voit koko ajan hioa ja parantaa perehdytystä.

Ethän unohda mitään!

Perehdytysprosessissa on paljon huomioitavia asioita, ja jotain unohtuu helposti. Tee tärkeiden toimien unohtamisesta mahdotonta. Käytä yksinkertaisia tarkistuslistoja, jotka ovat mieluiten kronologisessa järjestyksessä. Emme anna esimerkkilistaa, koska tärkeät asiat vaihtelevat organisaatiokohtaisesti. Kuten todettua, eri työtehtävät vaativat erilaisia prosesseja – ehkä teilläkin siis tarvitaan useita tarkistuslistoja? Listasimme tähän kuitenkin muutamia ehdotuksia:

☑️ Lähetä sähköpostia tai soita uudelle kollegallesi

Soita tai lähetä sähköpostia uudelle työntekijälle, ennen kuin hän aloittaa. Kerro hieman siitä, mitä ensin tapahtuu, ja ilmaise selkeästi odottavasi työskentelyä yhdessä.

☑️ Kerro asiasta kollegoille

Kerro muille työntekijöille uudesta kollegasta ja siitä, milloin hän aloittaa. Näin tulokkaan on mukavampi saapua töihin ensimmäisenä päivänä. 

☑️ Pyydä käymään

Esittele yritystä uudelle työntekijälle jo ennen ensimmäistä työpäivää. Anna hänelle esimakua projekteista ja prosesseista. Näin uusi työntekijä ei aloita ensimmäistä työpäivää täysin kylmiltään.

☑️ Tervetulopaketti

Pieni tervetulopaketti tekee ensimmäisestä päivästä paljon hauskemman. Siihen voi sisältyä esimerkiksi työvaatteet, kukkakimppu, kuppi, pullollinen hyvää juotavaa tai mikä nyt tuntuukin mukavalta.

☑️ Esittely mentorille/buddylle

Joskus uudelle työntekijälle voi olla hyvä nimetä mentori tai buddy (eli kollegaperehdyttäjä, varsinkin jos uusi työntekijä on vastavalmistunut. Silloin on helpompaa päästä sisään yritykseen ja tuntea olonsa mukavaksi.

Nämä ovat vain ehdotuksia, eikä tässä suinkaan ole kaikki tarvittava. Kaikki näistä eivät ehkä edes ole relevantteja organisaatiossanne. Tunnet itse parhaiten organisaationne tarpeet, ja juuri siksi on tarpeen tehdä omat tarkistuslistat.

Tarkistuslistoja voi käyttää muulloinkin kuin perehdytyksessä. Ne ovat käteviä esimerkiksi työsuhteen päättyessä – sen hoitaminen hyvin on yhtä lailla tärkeää. Prosessi on suurin piirtein sama, mutta käänteisenä. Siitä voi saada tärkeitä oivalluksia sen suhteen, millaisia olette työpaikkana. 

Jalka oven välissä

Kun tehtävään tulee uusi työntekijä, todennäköisesti joku on lähtenyt äskettäin kyseisestä tehtävästä. Työsuhteen päättyminen on yhtä tärkeää hoitaa hyvin kuin perehdytyskin, vaikka sitä ei ehkä heti tule ajatelleeksi. Tiivistettynä työsuhteen päättyminen on kuin perehdytys, mutta käänteisessä järjestyksessä. Monia perehdytykseen liittyviä prosesseja voi käyttää myös työsuhteen päättyessä – tällöin niissä vain edetään käänteiseen suuntaan. Mutta miksi hyvä työsuhteen päättyminen on niin tärkeää? Kyseinen henkilöhän on joka tapauksessa lopettamassa? Sinulla on luultavasti ja toivottavasti ollut hyvä suhde lopettavaan työntekijään, ja se kannattaa säilyttää.

Työsuhteen päättyessä on hoidettava erinäisiä asioita, niin käytännön tehtäviä kuin sosiaalisia aktiviteettejakin. Onko asiasta tiedotettu hyvin yrityksessä, jotta ihmiset ovat valmistautuneita? Onko varusteet luovutettu ja tilit suljettu? Onko mukava läksiäislounas järjestetty? Kaikki tämä on tärkeää. Kustannukset pienenevät, kun käytännön seikat hoidetaan oikein ja tehokkaasti. Eikä sosiaalista puolta pidä unohtaa. Työsuhteen päättyminen tulee hoitaa huolella: koskaan ei voi tietää, palaako lähtijä, ja hyvällä työntekijällä tulee aina olla jalka oven välissä.

Lue lisää perehdytyksen hyvästä hoitamisesta täällä.

Lyhyesti: sen ei tarvitse olla vaikeaa

Luit koko tekstin – ja olet ehkä yksi niistä, joiden mielestä perehdytys ja työsuhteen päättyminen voivat olla hankalia juttuja. Onneksi ne sujuvat paljon helpommin, kun käytössä on hyvät työkalut, jotka mahdollistavat työskentelyn automatisoitujen prosessien kanssa.

Kaikki ansaitsevat saada hyvän perehdytyksen, eikä sen tarvitse olla vaikeaa. Käytä työkalua, jossa on valmiita malleja ja tarkistuslistoja. Valitse järjestelmä, jossa voit helposti tehdä pieniä muutoksia kunkin perehdytyksen kohdalla – mutta jonka ansiosta koko prosessia ei tarvitse luoda alusta alkaen joka kerta.

Jos haluat lisätietoja hyvästä perehdytyksestä, katso webinaari, jonka järjestimme yhdessä Wise Consultingin asiantuntijoiden kanssa. Webinaarin aiheena on hyvän digitaalisen perehdytyksen merkitys.